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Le Matin-éco : La procrastination est un concept dont on entend souvent parler. Pourriez-vous nous éclairer sur les cas de figure de ce phénomène ?
Leila Naim : La procrastination se définit tout simplement comme le fait de reporter au lendemain ce qu’on devait faire aujourd’hui. Ce qu’il faudrait comprendre, en l’occurrence, c’est que nous dépensons beaucoup plus d’énergie dans la crainte d’effectuer et accomplir une tâche qu’en l’accomplissant à temps. En effet, les gens qui craignent de passer à l’action ont souvent une estimation inexacte du temps nécessaire à l’accomplissement des tâches qu’ils reportent.
Quelles sont, selon vous, les conséquences de la procrastination sur la vie professionnelle ?
Dans la vie professionnelle, lorsqu’on reporte au lendemain ce qu’on pouvait faire à temps, cela implique que le travail sera effectué à la dernière minute sous un stress énorme. Et puisqu’on ne dispose pas d’assez de temps, on commence donc à bâcler le travail et par la suite, on n’est pas satisfait du résultat, et la hiérarchie non plus dans la majorité des cas. Ce qui fait qu’on perd l’estime de soi et on est moins enclin à refaire ces tâches à l’avenir. Il s’agit d’un réel cercle vicieux. En effet, cela peut vraiment devenir un vrai blocage dans la vie professionnelle et personnelle l’empêchant ainsi d’avancer et d’évoluer.
Comment la détecter chez les collaborateurs, notamment les nouvelles recrues ?
Les managers pourraient bien détecter la procrastination chez leurs nouveaux collaborateurs pendant la période d’essai ou même le stage pré-embauche. En effet, le manager pourra remarquer facilement que la personne en question a tendance à reporter le travail qui lui a été confié ou à travailler sous stress et pression.
En tant que coach, pourriez-vous nous donner quelques techniques pour faire face à ce phénomène ?
Pour faire face à la procrastination, je vous propose cinq techniques d’auto-coaching :
• Créez-vous un sentiment d’urgence : en regardant dans votre passé, vous allez sans doute vous rendre compte que vous avez été productifs lorsque vous étiez plongés dans des situations d’urgence. Il s’agira donc pour vous, de vous imposer des délais en plaçant vous-même des échéances bien déterminées pour certaines tâches.
• Découpez un grand projet en petites tâches : les personnes souffrant de ce problème ont tendance à rester figés devant l’énormité d’une tâche. Pour dépasser le blocage à passer à l’action, le découpage du grand projet en petites tâches successives leur permettra de savoir par où commencer. La réussite dépendra ; le cas échéant, de la capacité de la personne à décomposer son grand projet en petits éléments.
• Travailler vos rythmes naturels : il existe des personnes productives tôt le matin, d’autres noctambules. La clé est de comprendre quelles sont vos heures de productivité et de miser dessus pour avancer sur les tâches les plus difficiles ou les plus prioritaires.
• Procédez à une vérification d’heure : faites en sorte de ne jamais finir une journée en vous disant que vous n’aviez pas vu le temps passer. Il est essentiel de comprendre exactement comment vous utilisez votre temps. Je vous recommande d’ailleurs de mener un audit détaillé de votre journée, les traces que vous avez faites et combien de temps cela vous a-t-il pris. Cela vous permettra de mieux connaitre votre flux de travail et d’effectuer des ajustements si nécessaire.
• N’attendez pas la perfection : si vous avez l’habitude de fouiner le moindre détail avant de commencer ou de passer à autre chose, cela peut vous pousser à consacrer trop de temps à chacune de vos actions.
Quel rôle le manager d’une équipe peut-il jouer dans ce sens ?
Dans la vie professionnelle, l’un des grands inconvénients de la procrastination est que les tâches que l’on reporte s’accumulent jusqu’au point de devenir difficiles ou presque impossibles à accomplir.
L’accompagnement par le manager de l’équipe a donc une grande importance pour un collaborateur qui n’arrive plus à s’en sortir. La méthode souvent recommandée c’est celle de mettre en place des plans-flash, autrement dit le manager contribue à l’organisation du travail de son collaborateur de manière à ce que celui-ci s’attaque à cette tâche de manière progressive en prévoyant des plans de cinq minutes toutes les heures. Cette manière de travailler est d’une grande importance et permet d’apprendre à s’organiser et d’accomplir ses tâches dans une atmosphère de détente.
