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Éco-Conseil : Quelles sont les règles à suivre pour la conduite d'une réunion ?
Nadia Daher El Belghiti : Contrairement à ce qu’on pourrait croire, il n’est jamais évident de conduire une réunion et d’y assurer l’implication et l’engagement de tout un chacun. C’est pour cette raison que des règles essentielles sont recommandées. Il s’agit, notamment de :
• Bien identifier le type de réunion tout en ciblant les participants. S’agit-il d’une réunion avec les membres d’équipe ou plutôt une réunion avec des partenaires externes de l’entreprise pour déceler leurs besoins et les obstacles auxquels ils sont confrontés ? En entreprise, plusieurs types de réunions existent et chacun a ses propres spécificités, encore faut-il se positionner pour bien gérer la situation.
• Préparer la réunion en amont. Cela est valable aussi bien pour le manager que pour les collaborateurs. Il s’agit de préparer les speechs, de déterminer les points qui vont être abordés, mais aussi de fixer les limites, car, admettons-le, une réunion se déroule dans une durée bien déterminée et il est impossible de tout traiter.
• Travailler en mode priorités et être conscient de ce qui est urgent pour l’entreprise. Durant la réunion, je recommande souvent de poser aux participants le problème à régler en termes d’écart entre le souhaitable et le réel et de recueillir le maximum d’informations sur la situation, objet de la réunion, puis d'exposer les solutions possibles pour n’en retenir que la moins risquée.
• Attention à ne pas clôturer la réunion sans s’assurer de la bonne compréhension de l’information par l’ensemble des participants.
Comment faut-il agir avec les rebelles ?
Qu’on le veuille ou pas, les rebelles existent en entreprise et, bien évidemment, ils peuvent être amenés à participer aux différentes réunions. Ils sont généralement qualifiés de personnalités difficiles à gérer, leur comportement étant nuisible aussi bien pour le manager que pour les autres membres de l’équipe, puisqu’ils refusent de respecter les règles de fonctionnement. Certes, il n’est pas évident de les gérer, mais il existe des méthodes qui peuvent être utilisées pour les recadrer. Inutile de passer directement à la sanction, il faut, bien avant, essayer de chercher à gagner leur confiance et leur adhésion. Il est recommandé, dans ce sens, de les impliquer dans les différentes tâches, demander leur avis et leur intervention sur certains points qui concernent directement leurs tâches et surtout les responsabiliser, en adoptant un discours ferme quand il le faut. C’est une évidence, les rebelles n’adhérent que s’ils sentent qu’ils ont des objectifs à atteindre et qu’ils vont être sérieusement évalués.
Et comment se comporter avec les bavards ?
Cela dépend du type de bavard qui vous perturbe en réunion. Si votre collaborateur ne vous écoute pas et discute en parallèle avec vous, je pense que le bon moyen serait de marquer un moment de silence, puis de le recadrer en adoptant un discours ferme et en lui rappelant qu’il s’agit bien d’une réunion qui a été initiée dans un cadre professionnel pour discuter de points essentiels pour l’entreprise. Si en revanche celui que vous qualifiez de bavard est un collaborateur qui monopolise la parole, je pense qu’il faudrait d’abord l’écouter, puis l’interrompre au bon moment en lui rappelant gentiment les contraintes de la réunion, notamment, le temps.
