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La fonction de secrétaire de direction a connu une évolution dans le temps. Son rôle ne se limite plus à des tâches «classiques» comme le classement, l'archivage et la réception des courriels, mais englobe d’autres compétences de plus en plus importantes… C’est dans ce cadre qu’un séminaire de formation a été organisé la semaine dernière par le Cabinet Assessment Rh, sur le thème «Réussir dans sa fonction d’assistante de direction». Animé par Abderrazaq Mihamou, expert en TIC & Organisation et coach professionnel certifié, ce séminaire a mis l’accent sur la nécessite de la planification et de la gestion du temps : Savoir gérer son temps c’est savoir s’organiser et réussir dans son métier. Selon l’expert, une assistante de direction est souvent bousculée par des priorités qui arrivent à l’improviste et doit souvent travailler avec des méthodes et des outils d’organisation.
Pour cela, M. Mihamou, recommande l’utilisation de la méthode «NERAC» dans ses tâches quotidiennes : elle doit Noter, lister toutes les activités, Évaluer le temps nécessaire, Réserver une marge de sécurité dans la réalisation, Attribuer les priorités et, enfin, Contrôler a posteriori et rectifier si nécessaire. Autre point à signaler : l’assistante doit avoir une vision objective de son organisation quotidienne, faire un diagnostic de toutes les tâches effectuées durant la journée et savoir si le temps exact passé à les faire est raisonnable, ensuite s’aider par la mise en place ou la création des outils tels des tableaux de bord, planning, agendas… Enfin dresser un bilan pour visualiser les points forts et identifier les points à améliorer. Outre la gestion du temps, une bonne assistante de direction doit aussi être capable de garantir une image conforme à son environnement professionnel : bien s’exprimer, être attentive à sa communication non verbale, savoir écouter… La discrétion, l’instauration de la confiance, l’aisance relationnelle, le sens de la diplomatie en plus d’une excellente expression orale et écrite sont aussi de mise.
