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Selon l’Organisation internationale du travail, «il existe près de 1,5 milliard de travailleurs salariés dans le monde, dont 10% ayant leur paie externalisée». De nombreuses entreprises choisissent de se désengager de la gestion de la paie, une tâche très compliquée, pour se concentrer sur le rôle stratégique de la gestion du capital humain : recrutement, plan de formation, plan de carrière…
Nul doute que la gestion de la paie représente l’une des fonctions essentielles au sein de l’entreprise, c’est une relation directe entre l’employé et l’employeur, comme l’explique Ismail Belabbess, Consultant RH Associé, «gérer la paie demeure une responsabilité hautement prioritaire, et ce, quels que soient l’effectif de l’entreprise en question et/ou son activité. Cela est incontestablement logique puisque cette fonction est indispensable pour assurer la pérennité de l’activité qui elle-même dépend du travail fourni par les ressources humaines de ladite entreprise».
Cependant, c’est l’une des fonctions les plus externalisées, à condition notamment de bien choisir son prestataire : fiduciaires, cabinet de gestion spécialisé… et bien préparer le processus d’externalisation, que ce soit de la part de l’organisme qui va céder la gestion de sa paie ou celle du prestataire qui va prendre la relève.
Mais bien au-delà de la procédure technique, M. Belabbess tient à préciser «qu’une relation de proximité entre le prestataire et la société concernée et une communication en temps réel efficace, sont sans nul doute les meilleurs moyens pour assurer une migration réussie
du processus de gestion de la paie».
Une pratique qui prend de l’ampleur
Force est de constater que le nombre d’organismes qui s’orientent vers l’externalisation de la paie ne cesse d’augmenter. Cette option, qui était au début l’apanage des grandes entreprises, intéresse de plus en plus les petites et moyennes entreprises (PME) et même les très petites entreprises (TPE).
Au Maroc, malgré la tendance persistante pour internaliser la gestion de la paie, on assiste dernièrement «à une montée croissante de l’externalisation de la gestion de la paie auprès de professionnels sur lesquels l’entreprise peut compter pour assurer la continuité de son activité», nous confirme M. Belabbess.
Les clés de l’externalisation de la paie
• Le top management devra bien étudier et déterminer les raisons de la mise en place
d’une stratégie d’externalisation de la paie.
• Bien cadrer ses besoins en termes de gestion de la paie afin de pouvoir décider d’une externalisation totale ou partielle.
• Bien sélectionner le meilleur prestataire qui cadre avec la stratégie de l’entreprise en étudiant bien son offre, les solutions informatiques dont il dispose et les projets déjà réalisés.
• Bien organiser la phase de migration de la gestion de paie en fournissant l’ensemble des données au prestataire
• Accompagner le prestataire et garder une communication transparente entre les deux parties pour réussir l’externalisation.
Entretien avec IsmaIl BELABBESS Consultant RH Associé Polyservice Paie MCBI CONSEIL
«L’externalisation est intimement liée à une bonne communication entre la société et son prestataire»
Le Matin Emploi : Pourquoi faire le choix d’externaliser la paie pour une entreprise ?
IsmaIl Belabbess : de prime abord, il convient de rappeler que la gestion de la paie reste une des fonctions les plus stratégiques au sein de tout organisme qu’il soit public ou privé. Bien plus encore, il s’agit d’un des plus importants aspects dont le management de toute entreprise s’occupe, surtout du côté RH. En effet, si nous souhaitons faire un sondage sur les principales priorités de la gestion auprès d’un échantillon représentatif du tissu économique marocain regroupant des responsables des ressources humaines de différents secteurs et environnements socio-économiques, la gestion de la paie serait sans nul doute mentionnée comme étant la fonction accaparant la majeure partie du temps de travail des responsables en question. En tant que professionnel RH, je remarque de par mes différentes interactions avec moult sociétés de différentes villes du Royaume, que gérer la paie demeure une responsabilité hautement prioritaire, et ce, quels que soient l’effectif de l’entreprise en question et/ou son activité. Cela est incontestablement logique puisque cette fonction est indispensable pour assurer la pérennité de l’activité qui elle-même dépend du travail fourni par les ressources humaines de ladite entreprise.
Ainsi donc, le caractère hautement prioritaire de la gestion de la paie étant explicité, il est à noter qu’assurer une tenue rigoureuse et très stricte de cette partie du management est souvent déléguée à des experts (fiduciaires, cabinet de gestion spécialisée,…). Il suffirait de demander à n’importe quel responsable de la paie ce qui est source de stress et complication dans son métier pour savoir que ce sont les erreurs de calcul qui, très souvent, engendrent des problématiques conséquentes dans l’activité de l’entreprise. Ces erreurs-là peuvent bien évidemment avoir plusieurs rejaillissements négatifs et sont malheureusement le fruit de : -connaissances limitées dans le champ légal de la paie, -une mauvaise compréhension de l’activité de l’entreprise et donc de ses spécifiés….).
En conséquence, afin de prévenir toute complication qui pourrait dans certains cas conduire à un arrêt de l’activité et donc à de lourds dommages économiques pour la société (comme nous le remarquons souvent dans les secteurs du textile, BTP…), le management opte pour une externalisation complète ou partielle de la gestion de la paie, et ce, pour pouvoir compter sur un conseil efficace, percutant et conforme aux obligations légales instituées par le Code du travail.
Comment réussir le processus de migration vers un tel système de paie ?
Faisant partie du département prenant en charge l’externalisation de la paie de plusieurs sociétés au Maroc, je peux dire, d’après ma modeste expérience, qu’un processus de migration réussi passe obligatoirement par ce que nous appelons communément dans notre milieu, des séances de cadrage qui visent à :
• Bien comprendre l’activité de la société en question.
• Regrouper, analyser et catégoriser toutes les informations recueillies sur le personnel de ladite société (matricules, salaires de base, cotisations, indemnités, pointage entrants/sortants,…).
• Mettre en place des canevas à partir desquels la société communiquera les mises à jour d’informations au cabinet et/ou prestataire.
• Décider du système d’information et outils SI de gestion sur lesquels se reposeront les responsables pour procéder aux calculs et produire les états requis (bulletins de paie, journaux comptables,…).
Néanmoins, force est de constater qu’une relation de proximité entre le prestataire et la société concernée et une communication en temps réel efficace sont sans nul doute les meilleurs moyens pour assurer une migration réussie du processus de gestion de la paie.
Comment l’entreprise peut-elle garder le contrôle sur cette fonction stratégique ?
Tout d’abord, il convient de noter que toute société n’a pas du tout intérêt à perdre le contrôle sur la fonction de gestion de la paie puisqu’il s’agit justement, comme nous l’avons rappelé précédemment, d’une fonction stratégique inhérente au bon déroulement et à la continuité de son activité. L’externalisation de cette gestion ne sous-entend donc pas du tout de déléguer cette fonction pour en perdre le contrôle, mais plutôt de se reposer sur une expertise assurant une gestion
efficace et fiable qui préviendra toute complication.
L’externalisation étant intimement liée, comme nous l’avons démontré, à une bonne communication entre la société et son prestataire, il doit donc y avoir une mise en place d’un processus de partenariat rigoureux qui permettrait à la société de :
• Éviter la fuite de données qui souvent sont très sensibles.
• Assurer la confidentialité des informations de ses salariés
• Assurer une gestion conforme à la législation du travail.
Bien évidemment, l’externalisation ne veut pas dire qu’il est uniquement possible de déléguer cette fonction (en gardant un contrôle et une relation de proximité), mais aussi, compter sur de nouveaux outils SI qui prolifèrent aujourd’hui sur le marché.
En effet, il est aussi possible de se reposer sur des outils de gestion informatiques grâce auxquels la société peut se voir gérer sa paie (calculs, édition des différents états, déclarations fiscales…)
via des applications et/ou logiciels. Néanmoins, l’intervention de professionnelles sera toujours nécessaire, ne serait-ce que pour les paramétrages qui doivent être très rigoureux et surtout actualisés, notamment suite aux modifications légales conjoncturelles (nouvelles lois de finances… ).
Des professionnels parlent de souplesse et de fiabilité du système d’externalisation, qu’en pensez-vous, notamment dans le contexte marocain ?
En effet, comme nous l’avons mentionné plus haut, l’externalisation notamment via des outils SI offre aujourd’hui des processus de migration très souples et surtout fiables puisqu’ils tendent à respecter le cadre législatif marocain. Cette externalisation n’est plus de nos jours limitée à la seule mise en place d’un système de délégation de la paie à un prestataire qui dispose de son propre personnel pour cette gestion, mais peut faire l’objet d’une informatisation qui :
• Permettra au management de l’entreprise et à ses gestionnaires de paie de compter sur un outil fiable
• Donnera un support efficace allégeant le travail de ses chargés de paie.
Ces solutions informatiques sont aujourd’hui disponibles et peuvent être de deux natures :
• Solutions «clé en main» proposées par des sociétés de service qui offrent des outils «prêts à l’emploi» et adaptables à tout environnement économique.
• Solutions personnalisées offertes très souvent par des SSII en partenariat avec des fiduciaires et experts de la paie qui consistent à créer une application et/ou logiciel propre au client et contenant les paramètres qui sont spécifiques à son activité.
En Europe, on estime que deux entreprises sur trois procèdent à l’externalisation de la paie. Quelles sont la situation et les perspectives pour le Maroc ?
Au Maroc, la tendance a longtemps été de garder ce processus internalisé et donc pris en charge par le management de l’entreprise représenté, très souvent, par des responsables du département RH. Néanmoins, on assiste, ces dernières années, à une montée croissante de l’externalisation de la gestion de la paie auprès de professionnels sur lesquels l’entreprise peut compter pour assurer la continuité de son activité.
Aussi, nous remarquons que de nos jours, plusieurs sociétés optent pour des solutions informatiques (clé en main ou personnalisées) qui leur permettent d’avoir une assistance à distance, une gestion fiable tout en optimisant leurs charges d’externalisation. Nous pouvons donc dire que les perspectives pour des outils informatiques de gestion de la paie sont plus que prometteuses.
