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Éco-Conseil : Nombreuses sont les entreprises qui optent pour l’open space. Quels sont les enjeux RH de cette démarche ?
Meryem Benslimane : L’open space permet un gain important d’espace et de temps, mais aussi une meilleure flexibilité. Il permet aussi de gagner en proximité puisqu’il consiste à supprimer les contraintes dues aux espaces cloisonnés. De même, ce type d’aménagement traduit une culture RH de la disponibilité, de l’ouverture, du partage de l’information et surtout de l’intelligence relationnelle et collective. Toutefois, avant de mettre en place un open space, il convient de préparer l’ensemble du personnel à ce changement. Il faut aussi souligner que l’open space exige des valeurs communes, à savoir le partage, le respect collaboratif et l’interdépendance. Si ces valeurs ne sont pas suffisamment consolidées, des conflits risquent d’émerger au sein de l’entité.
Certains collaborateurs n’apprécient pas ce genre d’initiatives. Pourquoi à votre avis ?
Effectivement, certains collaborateurs n’apprécient pas ce genre d’initiatives et y résistent pour plusieurs raisons, notamment :
• La difficulté de sortir de sa zone de confort et d’accepter ce changement.
• L’incapacité de la personne à s’habituer à un environnement ouvert de communication.
• L’impression d’être observé tout le temps par ses collègues et surtout contrôlé.
• Les croyances négatives qui stipulent que les managers ont mis en place de type d’aménagement pour contrôler les collaborateurs.
• L’incapacité de se concentrer avec des éléments qui perturbent, notamment les appels téléphoniques et les allées et venues.
• Le manque d’intimité d'autant que la personne se sent obligée d’être dans un bureau avec plusieurs collègues.
• Le sentiment de stress.
Comment gérer le stress que peut engendrer ce type d’aménagement ?
C’est bien connu, le premier déclencheur du stress est cognitif, c'est-à-dire la manière dont le collaborateur interprète la réalité et les événements qu’il vit au quotidien. À titre d’exemple, la majorité des collaborateurs qui travaillent en open space estiment qu’un collègue qui parle à haute voix le fait exprès pour déranger ou pour prouver qu’il travaille bien. Or, la réalité peut être tout à fait le contraire, et le collaborateur en question est tout simplement habitué à ce genre de comportement. Pour gérer cette situation, il est recommandé de parler gentiment à ce collaborateur et lui expliquer la situation, sans pour autant chercher à le blâmer. Il faut aussi que le manager prenne le temps d’expliquer à ses collaborateurs que l’open space est un autre mode de travail qui oblige tout un chacun à faire des concessions et à abandonner certaines de ses habitudes pour pouvoir cohabiter et surtout travailler avec les autres.
Autre astuce pour gérer le stress :
apprendre à se protéger contre les éléments qui perturbent, à titre d’exemple mettre des écouteurs pour ne pas être dérangé par les personnes qui parlent trop fort. Cela n’est pas toujours facile, mais c’est important de comprendre que puisqu’on n’a pas le contrôle sur les autres, mieux vaut trouver des astuces pour s’y adapter. Autrement dit, lorsqu’on travaille en open space, on ne peut pas contrôler les événements qui se déroulent autour de nous, mais on peut tout de même contrôler notre réaction face à ces événements. Il faut aussi capitaliser sur la passion et l’envie d’exécuter ses tâches, dans la mesure où si le collaborateur est assez passionné par son travail, il y oriente toute son énergie et les nuisances n’auront pas d’impact sur lui.
Quels moyens se donner pour aider les collaborateurs à s’y adapter ?
Face à l’émergence des concepts d’esprit d’équipe et d’intelligence collective, le travail en open space est aujourd’hui une nécessité. Le manager doit ainsi favoriser ce type d’aménagement et aider les collaborateurs à s’y adapter. Il s’agit aussi d’appliquer les principes de travail collaboratif où non seulement le résultat est important, mais aussi le relationnel. Quand l’esprit d’équipe est positif, les collaborateurs peuvent atteindre ensemble une productivité optimale.
Autre point important à souligner : Pour faciliter le travail en open space, il est recommandé d’avoir une charte constituée de règles à respecter qui doivent être définies par les membres de l’équipe pour garantir leur implication. Soulignons en guise de conclusion que ce n’est pas l’open space en tant qu’espace de travail qui constitue le problème, mais plutôt la manière dont nous l’utilisons pour atteindre nos objectifs. Il faut donc se donner tous les moyens pour favoriser avant tout l’esprit d’équipe et de partage, ingrédients essentiels dans le travail en open space.
