Les secrets d’une réunion efficace

Éco-Conseil : Comment ne pas rater sa réunion d’affaires ?Fatimzahra Mziouad Bennis Layadi : Pour être efficace lors de ses réunions, il faut être performant. Comment ? Il faut prendre des décisions dans de bonnes conditions, informer et faire participer les bonnes personnes, oser engager la discussion sans pour autant déraper dans la polémique. Il faut animer et dynamiser sa réunion. On ne s’improvise pas bon animateur de réunion, on le devient en prenant le temps d’enrichir sa pratique. Animer, c’est apprendre sur soi et en même temps contribuer à faciliter le travail et la réalisation des autres. Dynamiser les réunions c’est donner de l’élan aux projets, aider à la bonne avancée des négociations, favoriser la créativité et l’innovation.

Quelle est la durée moyenne d'une réunion ?Il est vrai que beaucoup de réunions sont une perte de temps. La solution pour les rendre plus efficaces c’est de raccourcir leur durée. Cependant, un brief commercial n’aura pas la même durée qu’une réunion d’avancement de projet ni une réunion avec le comité de direction stratégique. La durée idéale pour des réunions opérationnelles ne doit pas dépasser deux heures, pour rester concentré, motivé et surtout productif, avec des idées claires.

Comment faire pou r maximiser l’efficacité sans perdre de temps ?

Il faut bien préparer sa réunion et mettre tous les atouts de son côté, c’est-à-dire s’assurer tout d’abord de l’utilité de la réunion, parce que c’est ce qui va assurer la motivation des participants et les rendre plus performants, préparer la trame avec des objectifs précis et communiquer au préalable et à temps, mais surtout créer un fil conducteur pour présenter le déroulement de la réunion avec ses grandes étapes et le timing de chacune des parties. L’objectif principal est de faciliter l’organisation et la cohérence de son discours et le déroulement tout au long de la rencontre.Pour capter au maximum l’attention des participants et les garder attentifs, il faut veiller à démarrer sa réunion avec panache : soigner l’ouverture, exposer les enjeux et les modalités de la rencontre, être convaincant en parlant avec clarté et précision un vocabulaire simple et utiliser les deux styles directif et participatif en fonction des objectifs. Il faut surtout veiller à impliquer tout le monde, à faire un tour de table, les faire débattre ou travailler en sous-groupes ou brainstormer. L’essentiel, c’est leur adhésion.Il faut également savoir synthétiser les progrès au fil de la séance à l’issue de chaque phase, soit ponctuellement, soit après un long développement ou pour clore un point de l’ordre du jour, et conclure efficacement en laissant le sentiment aux participants que la réunion est un succès et qu’elle a apporté quelque chose à tous. La synthèse doit reprendre les objectifs fixés au début de la réunion et faire le point sur ceux qui ont été atteints ou non ainsi que les décisions prises et le plan d’action déterminé en séance : qui fera quoi, quand, comment ? Pour ce faire, il faut reformuler brièvement les principales conclusions à valider par tous les participants avec un rapide tour de table. Soigner l’ouverture, exposer les enjeux et les modalités de la rencontre, être convaincant en parlant avec clarté et précision sont, entre autres, les mots clés d'une réunion efficace.