La loi de Pareto pour définir ses priorités

Éco-Conseil : La loi de Pareto est considérée comme une règle qui permet de gagner en efficacité au travail. Pourriez-vous nous en dire plus ?Leïla Naïm : Le principe de Pareto, également appelé principe des 80/20 ou loi des 80/20, décrit une règle selon laquelle environ 80% des effets sont le produit de 20% des causes. Pour donner un exemple concret, 80% du chiffre d’affaires est réalisé par 20% des clients, 80% des résultats sont obtenus par seulement 20% du travail… Bien que cela puisse paraître étrange, l'hypothèse de la loi de Pareto se vérifie dans différentes situations puisées dans le management de façon générale. Il fournit ainsi les outils pour réfléchir à une situation et l’analyser de façon objective et surtout optimale, chose qui augmente le taux d’efficience et d’efficacité personnelle dans le travail. Il a été noté qu’en entreprise, les salariés et les dirigeants perdent un temps énorme dans la réalisation des tâches quotidiennes. Cet exercice diminue de façon considérable leur rendement et leur productivité. De ce fait, la loi de Pareto est un outil qui propose une démarche objective qui peut aider à améliorer l’efficacité professionnelle et personnelle en milieu de travail.

Quel est l'apport de cette loi aussi bien pour les managers que pour les employés de l’entreprise ?Pour les managers, il est primordial d’identifier les tâches qui vont générer des résultats en vue d’une optimisation maximale de la production. Ainsi, la loi de Pareto leur permettra d’identifier les tâches les plus chronophages et de les classer selon les résultats obtenus. Cette observation leur permettra, après un temps, d’identifier les tâches indispensables, à garder, et celles non indispensables, à bannir. La même observation pourrait même les aider à sélectionner, plus facilement, les tâches moins productives et faire en sorte de les déléguer pour mieux se concentrer sur les autres. Pour les employés de l’entreprise, la loi de Pareto pourrait les aider à mieux gérer leur temps, et ce en se consacrant aux 20% des tâches qui ont le plus d’impact sur les résultats de l’entreprise dès leur arrivée au bureau. Pour être plus productifs, ils pourraient classer leurs tâches journalières selon les deux critères : l’urgence et l’importance.

Certains coachs avancent que cette loi ne peut pas fonctionner si le collaborateur est incapable de se fixer des priorités et surtout de savoir dire non. Qu’en pensez-vous ?Tout à fait, le collaborateur doit être capable de maîtriser ses priorités, et ce en étant capable, tout naturellement, de dire non. Lorsqu’un collaborateur accepte toutes les tâches qu’on lui propose de faire chaque jour, il ne contrôle plus son temps et il est sujet au débordement. Il serait nettement plus rentable et efficace en fixant, lui-même, les périmètres de son poste, en les respectant et en les faisant respecter. Le principe de Pareto appliqué au travail permet, et de façon incontestable, d’être plus rentable. En cas de doute sur les actions à prioriser dans une journée de production, il suffirait de se poser la question de savoir ce que vous feriez si vous ne deviez travailler que deux heures au cours de cette journée. Cette question permettrait à tout un chacun d’identifier ses tâches essentielles au cours d’une journée de travail.

Y a-t-il d’autres conditions pour garantir la réussite de cette démarche ?Le principe de la loi de Pareto ne peut prendre tout son sens que si la personne sait gérer son temps et son énergie. Il faut être capable de ne pas perdre de temps sur les tâches inutiles, de prendre le temps de bien évaluer chaque tâche avant de la planifier dans son emploi du temps et de respecter les délais prescrits pour chaque tâche lors de sa planification initiale.