«Le remplaçant doit être impliqué dans toutes les affaires»

Comment désigner la bonne personne qui pourra prendre le relais ?

Ma réponse est simple : On ne désigne pas au dernier moment la personne qui vous remplacera pour un moment donné ou qui vous représentera dans une situation quelconque car vous l'avez décidé sur un coup de tête. Tout manager qui se respecte et dès sa prise de fonction essaye de trouver dans son entourage proche c'est-à-dire ses employés la personne qui présente les caractéristiques nécessaires pour être son remplaçant dans toute situation donnée. Je tiens à rappeler que dans une entreprise bien structurée, dans chaque département ou service, on trouve et le numéro un et le numéro deux selon des procédures écrites simples claires et comprises par tout le monde. Les deux travaillent en binôme l'un est le miroir de l'autre. Je ne parle pas des entreprises dans lesquelles vous avez le responsable du département qui constitue avec son second une sorte de mafia. Ceux-là, on n'en parle même pas, ils n'existent pas pour nous.

Comment la responsabiliser ?

Avant de la responsabiliser et comme indiqué plus haut, la personne désignée comme adjoint ou second doit être choisie selon des critères très drastiques tels que le sens de la responsabilité, l'intégrité, les compétences techniques, le sens de l'esprit d'équipe etc. Donc, après avoir éclairci ce point et lorsque le remplaçant est désigné, il doit être impliqué dans toutes les affaires qui concernent le département ou le service, ce qui lui permettra d'être au courant de tout ce qui se passe en termes d'affaires, de dossiers, etc. Lorsque le numéro 1 est absent le numéro 2 a toutes les qualités de prendre des décisions et donc trancher dans un dossier et permettre une bonne continuation du service.

Faut-il tout déléguer ou donner certaines tâches seulement ?

Cela dépend de la structure dans laquelle vous êtes et l'état d'esprit du management. Si comme susmentionné il y a une bonne organisation au sein de l'entreprise, le problème de délégation ne se pose pas puisque tout est clair dès le départ. Bien sûr on ne peut pas tout déléguer. Dans certains cas, la présence du responsable ou d'un directeur donné qui est le premier concerné, est indispensable car les enjeux sont tellement énormes qu'il a intérêt à être présent et impliqué jusqu'au bout avec toute son équipe derrière. Nous retrouvons cette situation dans certaines multinationales où par exemple le Directeur des participations, qui est rappelons-le, détaché par la Maison mère, demeure le seul à trancher dans certains cas et non son adjoint. Ceci pour ce qui est des entreprises structurées, cependant quand vous êtes dans une société qui n'a d'entreprise que le nom et dans laquelle le patron en fait l'extension de sa « ferme » ou de sa « maison », le terme délégation n'existe même pas. Pourquoi ? Tout simplement parce que dans l'esprit de certains, déléguer signifie « perte du pouvoir ». La féodalité (des temps modernes) existe toujours, ne l'oublions pas.

Comment déléguer avec succès ?

Lorsque on a un bon adjoint avec qui on constitue un excellent binôme. Quelqu'un en qui on peut avoir confiance vu ses qualités et vu surtout l'ascendant très positif qu'il a sur le personnel. Déléguer avec succès c'est lorsqu'on montre que l'on n'est pas indispensable. Cela relève de l'utopie mais ça marche pour le reste de votre carrière. Ne l'oublions pas nous vivons dans un microcosme et les questions qui fusent de partout lorsque l'on recrute un dirigeant ou un Directeur pour l'un de nos clients sont comme suit: Cette personne sait-elle déléguer ? N'a t'elle pas de problème avec la notion de pouvoir ? Quel est le feedback de toutes les équipes qu'il a eu à gérer durant sa carrière ? Et j'en passe ….