Quand un collaborateur "dérape", la première réaction de son manager est de se poser la question pourquoi a-t-il "dérapé". Le fait de se poser déjà cette question est positif. Le motif de ce "dérapage" peut être causé par trois sources possibles et c'est là où la hiérarchie doit être vigilante dans son approche de recherche du motif et d'éviter l'à priori qui, souvent, accuse le collaborateur de tous les maux.
Que faire au cas où c'est une cause d'ordre personnel et ou familial ?
Dans ce cas, il est important pour le collaborateur de savoir qu'il peut trouver une assistance minimale auprès de sa hiérarchie. Cette dernière doit essayer d'observer un comportement neutre et marquer sa disponibilité pour toute aide possible à surmonter ces problèmes tout en faisant très attention car c'est personnel. Faire intervenir, éventuellement, un ami du collaborateur pour convaincre ce dernier que la hiérarchie ne cherche qu'à l'aider à surmonter ses problèmes. Attention aux sensibilités, plusieurs personnes n'admettent pas que l'on s'immisce dans leur vie privée.
Et si c'était d'ordre manageriel ?
Cette cause est généralement la plus souvent rencontrée. A une date donnée, correspondant généralement avec les dates de modifications de salaires ou de promotion professionnelle, certains collaborateurs, non bénéficiaires du fruit de ces évènements, baissent les bras parce qu'ils estiment qu'ils ont été "oubliés" par leur hiérarchie. Au lieu de demander à voir cette dernière pour connaître les causes de "cet oubli", ils préfèrent attirer l'attention par un comportement qui s'assimile à un "dérapage". Pour cette cause managerielle, la hiérarchie est souvent responsable de cette situation car beaucoup de managers n'ont pas le courage d'affronter leurs collaborateurs pour leur faire toucher du doigt les raisons de leur faible performance.
Souvent les objectifs sont assignés, quand ils existent, au lieu d'être négociés et expliqués, les réalisations ne sont pas du tout suivies et les évaluations des performances sont réalisées, quand elles le sont, une fois l'an, quand il n'y a plus aucune possibilité de rectifier en quoi que ce soit la démarche utilisée. Cette évaluation est souvent réalisée par la seule hiérarchie sans la présence du collaborateur concerné. Résultat des courses : Performances insuffisantes est la conclusion de l'évaluation, quand évaluation il y a. Solution : Implication de la hiérarchie qui doit reconnaître son erreur, si erreur il y a, de ne pas avoir expliqué ce qu'il faut faire et éviter de faire. Implication de la hiérarchie qui doit annoncer directement au collaborateur les résultats de son appréciation et de le convaincre de sa décision. A mon avis c'est la seule façon de recadrer un collaborateur qui "dérape" si la cause est managerielle.
Comment procéder en cas de problème comportemental ?
Quand la cause du "dérapage" est d'ordre comportemental non lié à un problème personnel ou manageriel, la seule solution à mon avis est d'inviter le collaborateur à une réunion dont le thème principal est la mise en garde. Rappeler au collaborateur que son comportement est inadmissible en citant quelques cas précis de défaillance professionnelle, d'interférence dans la bonne marche du service auquel il appartient. La hiérarchie, dans ce cas, doit avoir une approche professionnelle et rappeler au collaborateur que son comportement actuel, quelles qu'en soient les causes, ne doit pas interférer sur les relations professionnelles. Cette observation verbale doit être assimilée à un rappel à l'ordre et serait le prélude à un avertissement écrit s'il n'y a pas de changement dans le comportement du collaborateur immédiatement.
Comment faire preuve d'autorité sans démotiver cette personne ?
La hiérarchie, par principe, a droit au respect de la part de ses collaborateurs, ce respect ne s'impose pas, il se mérite. Il faut respecter les autres pour être respecté à son tour. Donc tout manager qui se respecte doit disposer d'un certain nombre de qualités parmi lesquelles nous trouvons, une ascendance naturelle sur l'équipe qu'il dirige empreinte d'une certaine équité dans les appréciations des membres de cette équipe, une certaine honnêteté intellectuelle, une certaine fermeté dans ces "bonnes" décisions, une absence totale de complaisance, etc. Si la hiérarchie a pour habitude de respecter ses engagements et que ces derniers ne sont pas donnés à tout bout de champ, elle s'auto qualifie de personne sérieuse et correcte. Si ce manager dispose de telles qualités, il va de soi qu'il représente l'autorité naturelle placée en lui de par sa fonction, ses propos ne peuvent alors que bénéficier du sérieux de son approche et le collaborateur, sachant que sa hiérarchie bénéficie d'un respect naturel, ne peut que prendre au sérieux ce qui lui est reproché et donc, logiquement, sans "démotivation".
Faut-il agir sur le champ ou attendre la suite des événements ?
Tout manager, quel que soit l'importance de son poste au sein de l'entreprise, doit traiter rapidement les problèmes qui surgissent au sein de son équipe. La pire des démarches est de laisser "pourrir les choses". La hiérarchie directe d'un collaborateur doit avoir présent à l'esprit que son rôle primordial est d'accompagner son équipe. Cette hiérarchie, qui n'est pas un ogre certes, doit se comporter en tant qu'accompagnatrice de son équipe, disposer d'une écoute très développée et surtout éviter de jouer au petit chef et ignorer les attentes de ses collaborateurs. Cerner les causes du problème ayant généré ce "dérapage" et mettre en place les solutions qui s'imposent. Le personnel apprécie, à leur juste valeur, les décisions de la hiérarchie après coup, si cette dernière présente les qualités d'un vrai manager.