Un outil stratégique de management des ressources humaines

Il devient donc primordial, pour toute personne amenée à conduire une réunion de travail, notamment les managers, de s’affirmer en tant qu’animateur maîtrisant les techniques de réunion tel un outil de management des ressources humaines. Certaines réunions sont cruciales pour faire avancer un projet, gérer une situation difficile ou encore  prendre une décision importante. Anticiper les réactions des participants,  favoriser l’échange et le partage des idées sont  les clés de la réussite d’une réunion bien menée. Pour ce faire, l’animateur doit  peaufiner sa préparation et choisir à bon escient les principales techniques d'animation de réunion en fonction des objectifs visés. Le point avec Abdelhalim Farajallah, directeur associé DMM Afrique, sur la conduite et l’animation d’une réunion. 

Le Matin Emploi : Pourriez-vous exposer et définir les différents types de réunion ?Abdelhalim Farajallah : Il existe deux grands types de réunions : les réunions directives et les réunions participatives. L’approche participative implique les participants et favorise la créativité, la concertation et l’expression pour trouver des solutions, prendre des décisions en commun. La réunion directive, quant à elle a pour objectif d’annoncer une ou plusieurs décisions, un changement opérationnel dicté par les instances dirigeantes de l’organisation. Elle prend la forme d’un exposé ou d’une présentation. D’autres types de réunions combinent à la fois directivité et participativité telles que les réunions de développement ou de suivi de projet.

Quelle est, d’après vous, la méthodologie de préparation d’une réunion ? Et pourquoi ?La préparation de réunion permet à la fois d’en maîtriser efficacement le déroulement et d’atteindre les objectifs visés. Certaines phases s’avèrent importantes, à savoir :› Fixer l’objectif de la réunion› Communiquer l’ordre du jour, c'est-à-dire formuler le message central à véhiculer et effectuer les recherches nécessaires› Inviter les participants › Choisir le jour, le moment et la durée selon les disponibilités des participants › Déterminer l’heure de début et de fin Concernant le contenu, une phase de préparation est primordiale. Une réflexion approfondie sur le discours à adopter et la présentation visuelle qui le conditionne sont indispensables. Les phrases de transition, l’introduction et la conclusion sont à préparer avec soin. Il faut également veiller à identifier le lieu de la tenue de la réunion et préparer l’ensemble des supports et documents pour éviter toute surprise de dernière minute. Enfin il faudrait se préparer au moins en trois fois pour réussir ses animations : une première fois pour s’approprier et dominer le sujet, une seconde fois pour assurer la fluidité des transitions entre les différents points et enfin une troisième pour maîtriser son temps et gérer son stress.

Quelles fonctions doit remplir tout individu amené à conduire et animer une réunion ?Pour qu'un groupe de travail soit efficace, trois fonctions essentielles sont à remplir pour l’animateur: celle de leader, celle de facilitateur et celle de régulateur. En tant que leader, l’animateur collecte des faits, des expériences et des témoignages pour produire des résultats, des décisions et des solutions. Il endosse également le rôle de facilitateur en structurant le débat à travers un plan, des procédures et une méthodologie de travail. Enfin, il remplit la fonction de régulateur en gérant les relations interpersonnelles et en orchestrant la confrontation de points de vue divergents afin d’amener le groupe à progresser de façon constructive vers l'objectif de la réunion.

Quelles sont les techniques d’animation à utiliser ?L’animation de la réunion sera adaptée en fonction des groupes qui y participent, c’est ce que l’on appelle : la dynamique de groupe. Nous pouvons les répartir en 5 catégories :› Le groupe est créatifDans ce groupe, les membres interagissent fortement entre eux : les idées génèrent d'autres idées. Les techniques à adopter avec ce type de groupe de travail visent à :• Encourager l'expression de chacun• Recentrer la discussion chaque fois que cela s’avère nécessaire• Canaliser leurs énergies• Accueillir et accepter positivement les interventions des participants› Le groupe est personnelDans ce groupe, le sentiment d’appartenance est important. Dès lors qu'il est constitué, il est difficile d’intégrer un nouveau venu, qu'il soit hiérarchique ou non.Dans ce cas, l'animateur doit :• Faciliter l'intégration du nouveau venu.• L’introduire au groupe.• Expliquer les raisons de sa présence.• Faciliter sa participation.• Faire ou faire faire une synthèse de la réunion.› Le groupe a une attention volatile.Le groupe subit une fatigue statique et nerveuse (tensions au sein du groupe, sympathies et antipathies, stress, rapidité de compréhension différente pour chacun). Dans cette configuration, il est recommandé de :• Détendre le groupe par des pauses régulières (toutes les heures ou 1 h 30 maximum, 10 à 15 minutes).• Respecter l'horaire prévu. • Utiliser l'humour.› Le groupe est hypersensibleLa moindre attitude de l'animateur est amplifiée dans le groupe. Les mots ou attitudes sont interprétés négativement par les participants. Il est conseillé dans ce cas, de : • Faire preuve d’empathie.• Savoir maîtriser ses émotions. › Le groupe a besoin d'un leaderPar sa posture, L'animateur aura pour rôle de faciliter la cohésion et la progression du groupe. Il fixe les objectifs, suit l'ordre du jour, fait ou fait faire des synthèses, canalise et conclue.

En tant qu’animateur de réunion, comment réussir à gérer le relationnel et le temps de parole des participants ? Concernant la forme, il est recommandé de bien respecter les horaires, de rappeler l’objectif et l’ordre du jour et s’y tenir, de réguler les débats, de poser les bonnes questions, de faire des synthèses et de reformuler. Au niveau du fond, les facteurs clés de succès se résument à : Impliquer tous les participants, écouter et faire écouter, utiliser et faire utiliser les exemples, parler et faire parler les participants de manière positive, valoriser les interventions, encourager la créativité, utiliser les compétences et enfin gérer les objections. Quelles sont, d’après vous, les conditions de réussite d’une réunion de travail ?Les facteurs clés de succès d’une réunion sont une bonne préparation, un objectif clairement défini, une méthodologie et des procédures appropriées. Un groupe de travail doit préalablement s’organiser et identifier les fonctions de chacun : Qui régulera les débats ? Qui sera le secrétaire : la mémoire du groupe ? Qui fera les synthèses ? Qui sera le maître du temps? Qui sera capable d'assumer cette fonction, sans compromettre pour autant la spontanéité et la créativité de chacun ?

Comment rendre compte d’une réunion efficacement ?Le compte rendu d’une réunion permet d’informer les absents des décisions prises. Les conditions nécessaires à son efficacité peuvent être énumérées comme suit: › Choisir un rapporteur› Impliquer le rapporteur› Faire rédiger le compte-rendu pendant la réunion› Noter les engagements et dates› Distribuer une copie du compte-rendu› Valider les engagements› Transformer les décisions en actions : décider qui fait quoi, dans quels délais et anticiper le suivi› Suivre la concrétisation des actions› Donner un “Feed-back”Il s’agit de rapporter l'essentiel des informations et des échanges des participants et non de retranscrire l'intégralité des interventions.

En conclusion ?Dans un contexte fortement concurrentiel où la pression engendrée par l'importance des enjeux opérationnels se combine à la complexité des enjeux relationnels entre les collaborateurs, la conduite et l’animation des réunions devient stratégique pour communiquer efficacement avec ses équipes et les mobiliser. Réussir ses réunions stratégiques, c’est favoriser l’échange et le partage des idées et transformer les décisions en actions concrètes pour atteindre les objectifs visés par l’entreprise.