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Le Chef du gouvernement, Aziz Akhannouch, vient d’adresser une circulaire aux différents ministres et hauts commissaires pour leur rappeler les dispositions juridiques régissant l’élimination des archives, conformément à la loi 69-99 relative aux archives ainsi que son décret d’application. La circulaire numéro 2/2024 indique que l’opération d’élimination et de destruction des archives devra s’effectuer sous la supervision technique des services concernés de l’institution «Archives du Maroc». Ce rappel à l’ordre intervient suite aux dépassements constatés dans la majorité des administrations en matière de gestion et de destruction des archives.
D’après la circulaire, l’institution «Archives du Maroc» a relevé ces dépassements lors de l’élaboration de la stratégie relative à la préservation et la valorisation du patrimoine archivistique national prévue pour la période allant entre 2023 et 2033. En effet, ladite institution avait élaboré une étude établissant un diagnostic de la situation de préservation des archives. Laquelle étude avait montré l’existence de dysfonctionnements structurels sur le plan de la gestion des archives, particulièrement la procédure de leur élimination.
>>Lire aussi : Archives du Maroc ouvre le chantier de la classification et la conservation des documents administratifs
«Nous avons constaté que la majorité des services administratifs, à quelques exceptions près, notamment le ministère de la Justice et celui de la Jeunesse, ne respectaient pas les dispositions juridiques relatives à la gestion des archives, particulièrement la procédure de leur élimination. Tandis que d’autres adoptaient des approches qui montrent une mauvaise compréhension des dispositions juridiques, ce qui se répercute, dans les deux cas, sur la qualité de gestion des archives publiques dans notre pays», explique Jamaâ Baïda, directeur des Archives du Maroc, dans une déclaration accordée au «Matin».
Selon le même responsable, la loi 69-99 dispose que les organismes et établissements publiques sont tenus, en collaboration avec «Archives du Maroc» et conformément à ses missions, d’élaborer et de mettre en application un programme de gestion de leurs archives courantes et des archives intermédiaires. Ce programme détermine les structures, les moyens et les procédures qui permettent la gestion de ces documents depuis leur création jusqu’à leur archivage définitif dans un service d’archives public ou leur élimination.
Pour Jamaâ Baïda, le respect des dispositions juridiques lors de l’élimination des archives publiques permettra non seulement d’éviter la destruction aléatoire de ces documents, mais garantira également une rationalisation de la gestion des archives. En outre, cette procédure contribuera à baisser le coût de la délégation de la gestion et de la préservation des archives et permettra de préserver le cachet confidentiel des documents et la protection des données à caractère personnel.
D’après la circulaire, l’institution «Archives du Maroc» a relevé ces dépassements lors de l’élaboration de la stratégie relative à la préservation et la valorisation du patrimoine archivistique national prévue pour la période allant entre 2023 et 2033. En effet, ladite institution avait élaboré une étude établissant un diagnostic de la situation de préservation des archives. Laquelle étude avait montré l’existence de dysfonctionnements structurels sur le plan de la gestion des archives, particulièrement la procédure de leur élimination.
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«Nous avons constaté que la majorité des services administratifs, à quelques exceptions près, notamment le ministère de la Justice et celui de la Jeunesse, ne respectaient pas les dispositions juridiques relatives à la gestion des archives, particulièrement la procédure de leur élimination. Tandis que d’autres adoptaient des approches qui montrent une mauvaise compréhension des dispositions juridiques, ce qui se répercute, dans les deux cas, sur la qualité de gestion des archives publiques dans notre pays», explique Jamaâ Baïda, directeur des Archives du Maroc, dans une déclaration accordée au «Matin».
Selon le même responsable, la loi 69-99 dispose que les organismes et établissements publiques sont tenus, en collaboration avec «Archives du Maroc» et conformément à ses missions, d’élaborer et de mettre en application un programme de gestion de leurs archives courantes et des archives intermédiaires. Ce programme détermine les structures, les moyens et les procédures qui permettent la gestion de ces documents depuis leur création jusqu’à leur archivage définitif dans un service d’archives public ou leur élimination.
Procédure particulière pour l’élimination des archives
S’agissant de l’élimination des archives, elle est soumise, conformément à la loi, à une procédure particulière. En effet, à l’expiration des délais de conservation prévus par le calendrier fixé par chaque administration, les archives sont censés faire l’objet d’un tri pour déterminer les documents destinés à être conservés de manière définitive et ceux dépourvus de tout intérêt scientifique, statistique ou historique destinés à être détruits. Les documents qui, après tri, sont destinés à la conservation, sont considérés comme des archives. L’administration établit ensuite une liste des documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination qui sont censées être fixées d’un commun accord entre l’administration qui les a produits ou reçus et «Archives du Maroc» qui valide cette élimination. La liste est ensuite publiée au Bulletin officiel.Pour Jamaâ Baïda, le respect des dispositions juridiques lors de l’élimination des archives publiques permettra non seulement d’éviter la destruction aléatoire de ces documents, mais garantira également une rationalisation de la gestion des archives. En outre, cette procédure contribuera à baisser le coût de la délégation de la gestion et de la préservation des archives et permettra de préserver le cachet confidentiel des documents et la protection des données à caractère personnel.
