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Le Matin Emploi :un tant que coach, comment préparer en amont son entretien annuel
d’évaluation ?
Rachid Faik : La réussite d’un entretien annuel d’évaluation nécessite une préparation et une réelle disponibilité aussi bien de la part de l’évaluateur que de l’évalué. La préparation consiste à : formaliser l’entretien par un document qui va aider les deux parties à bien gérer l’entretien, ensuite, fixer un planning et aviser la personne qui va être évaluée au moins deux semaines à l’avance afin de lui laisser le temps de se préparer.
En tant que coach, je suggère aux participants, évalué et évaluateur d’utiliser la méthode ADESC, qui consiste à : accueillir l’autre, définir les objectifs d’évaluation, expliquer les écarts, suggérer des pistes de progrès et conclure sur un plan d’action.
Aussi bien pour l’évaluateur que pour l’évalué, il y a certaines questions clés à se poser avant et durant l’entretien.
Pour l’évaluateur :
• Les orientations stratégiques de l’entreprise sont-elles clairement définies pour l’évalué ?
• Les activités du poste correspondent-elles bien aux missions et au profil de l’évalué ?
• Les objectifs fixés ont-ils été compris et atteints durant la période écoulée ? Quelles ont été les principales réalisations de l’évalué ?
• La contribution de l’évalué au travail de l’équipe a-t-elle été satisfaisante ?
• Les formations que l’évalué a suivies ont-elles été utilisées en situation de travail ?
• Quelles perspectives d’évolution professionnelle sont envisageables pour les agents évalués ?
Pour l’évalué :
• Les activités de mon poste sont-elles suffisamment claires ?
• Les conditions de travail au niveau de l’entreprise me permettent-elles de répondre aux résultats attendus ?
• Quelles sont mes principales réalisations ? Et quels sont les différents obstacles rencontrés ?
• Quels sont mes points forts et ceux à améliorer ?
• Ai-je besoin de renforcer mes compétences dans tel ou tel domaine ?
• Quels types d’objectifs sont envisageables pour la période à venir ?
• Quels sont mes projets d’évolution professionnelle ?
Ai-je suffisamment d’expérience dans ce poste pour envisager une autre fonction ?
Quels sont donc les comportements à adopter lors de l’entretien ? Et que faut-il éviter ?
L’entretien annuel d’évaluation est une occasion annuelle pour le manager de rencontrer son employé d’une façon individuelle, il faut donc qu’il lui précise au départ le déroulement de l’entretien, l’aider à s’exprimer en pratiquant les techniques de l’écoute active, le questionnement créatif et la reformulation, mettre l’accent sur les résultats et non sur la personnalité, focaliser sa discussion sur le futur, souligner les points forts et ceux à améliorer et puis il faut toujours terminer l’entretien sur une note positive en précisant par écrit des objectifs clairs, stimulants et réalisables à atteindre. Côté évalué, il faut profiter de l’entretien annuel d’évaluation pour prendre du recul par rapport aux activités quotidiennes, présenter ses points forts et ceux à améliorer, ses atouts, ses réussites, tout ce qu’il a appris, développé et réalisé durant l’année écoulée, mais également toutes les difficultés qu’il a rencontrées, il faut aussi donner des explications pour les écarts entre les objectifs qui ont été fixés et ce qui a été réalisé. De ce fait, les deux parties doivent se situer dans une relation d’échange et de coopération, un échange qui porte sur les conditions et les raisons de l’obtention des résultats significatifs de la période écoulée. Ainsi, je conseille de s’isoler en choisissant un temps et un lieu d’une façon à ne pas être dérangé pendant l’entretien, de se focaliser et de mettre en confiance son interlocuteur, d’oser parler et s’exprimer et surtout de se détacher de la question du salaire au moment de l’entretien pour la simple raison qu’il faut dissocier la réalisation ou la non-réalisation des objectifs de la question du salaire. Il est recommandé de préparer des actions de suivi de cet entretien.
Les cinq étapes à respecter :
• Tout d’abord, l’accueil de l’évalué en faisant un rappel du cadre de l’entretien et de ses finalités.
• Ensuite, le bilan de la période écoulée en expliquant l’écart entre ce qui a été prévu comme réalisations et ce qui a été réellement réalisé ainsi que les difficultés rencontrées.
• La préparation des objectifs de la période suivante et les moyens nécessaires pour les réaliser en prenant en considération les objectifs généraux de la structure.
• L’échange sur le déroulement de la carrière professionnelle de l’agent évalué en prenant en considération tout ce que l’évalué a acquis et développé.
• Et enfin, en conclusion, l’évaluateur résume le contenu de l’entretien et son appréciation de l’évalué sur le plan professionnel pendant la période écoulée.
Que l’on soit évalué ou évaluateur, quelle serait donc la valeur ajoutée du coach ?
L’entretien annuel d’évaluation est un moment important aussi bien pour l’évalué que pour l’évaluateur, parmi donc les rôles du coach, aider le client à mobiliser ses propres ressources internes, développer sa confiance en soi, conserver son équilibre émotionnel, structurer le questionnement qui fera immerger la prise de conscience nécessaire à tout changement, adopter la bonne posture et mettre en place les conditions nécessaires de la réussite d’un entretien. Le coach va aider aussi l’évaluateur à apprendre à prendre de la hauteur par rapport aux évènements, apprendre à écouter les propos et les émotions, et conclure sur un plan d’action engageant les deux parties, apprendre à s’adapter aussi au degré d’autonomie et de maturité relationnelle de ses collaborateurs, adapter son mode d’intervention à la situation et au collaborateur et aussi aider ce dernier à exprimer son potentiel, dépasser ses freins personnels, et dépasser les résistances au changement.
