Les règles d’or pour soumissionner à un appel d’offres

Connaître ses capacités, «very important» !

L’entreprise ne doit pas s’aventurer sur un terrain glissant. Elle doit disposer d’un savoir-faire et de moyens techniques et humains lui permettant d’être compétitive sur un marché où la concurrence est rude et où le client est de plus en plus averti. Si nécessaire, le soumissionnaire ne doit pas hésiter à mettre à jour ses processus et bien étudier son positionnement par rapport à ses frères d’armes. «Connaître ses motivations, ses capacités et ses atouts évitera au soumissionnaire de s’engager dans des appels d’offres surdimensionnés par rapport à sa structure, qui lui feront perdre du temps, de l’argent et sans doute de la volonté», recommande ITISSAL Technologies. La société spécialisée dans les appels d’offres indique que l’œil d’un expert externe sera bénéfique pour repérer, dans le cadre d’un audit, les atouts de l’entreprise sur lesquels il faut capitaliser et les points faibles à améliorer.

Connaître le marché, une longueur d’avance sur ses concurrents

Connaître le marché objet de l’appel d’offres public, c’est prendre déjà une longueur d’avance par rapport à ses concurrents. Les marchés publics présentent des spécificités qui leur sont propres et sont régis par une réglementation stricte. Pour ITISSAL Technologies, travailler avec les acheteurs publics nécessite de respecter scrupuleusement le formalisme qu’ils exigent. Conclusion : le soumissionnaire doit bien connaître le cadre réglementaire et comprendre les mécanismes de fonctionnement de ce marché. Il doit au moins être capable de savoir qui sont les acheteurs publics, de connaître les procédures et les documents de l’achat public et savoir comment est attribué un marché. Les droits et les obligations de l’acheteur et du fournisseur ne doivent pas lui échapper non plus.

Un outil de veille, c’est primordial !

Avant de soumissionner à un appel d’offres, il faut d’abord être au courant de son existence. Et même si l’entreprise veut être au fait des marchés publics offerts, la tâche s’annonce difficile eu égard aux centaines d’appels d’offres annoncés par jour, selon ITISSAL Technologies. En plus, la multiplicité des supports de publication complique la tâche à l’entreprise surtout quand celle-ci ne dispose pas des moyens humains et financiers nécessaires pour développer en interne un dispositif de prospection et de veille commerciale. La solution ? Les soumissionnaires qui en ont les moyens doivent mettre en place leur propre service de veille, sinon recourir à un service de veille spécialisé qui leur permettra de s’informer en temps réel et en permanence des opportunités d’affaires correspondant à leur profil.

L’essentiel, cibler les meilleures opportunités

Répondre à toutes les opportunités qui s’offrent est quasi-impossible. Car une entreprise n’a peut-être ni le temps ni la capacité financière et technique pour pouvoir le faire. «Une fois la décision de répondre prise, l’entreprise s’engage automatiquement dans des dépenses : frais de dossier, caution provisoire, rémunération des ressources affectées à la préparation, etc. Elle doit donc prendre le temps de bien examiner chaque opportunité», conseillent les experts d’ITISSAL Technologies. L’idéal dans un premier temps serait d’analyser le cahier des charges et le règlement de consultation pour estimer son éligibilité à répondre (normes requises, agréments spécifiques, etc.), l’adéquation produit/service au besoin exprimé par l’acheteur, les critères d’attribution du marché (références, nombre d’années d’expertise, etc.), le coût de la mobilisation des moyens au regard du besoin énoncé. Après, il convient d’investiguer sur le terrain pour identifier la nature et l’ampleur des difficultés du projet, les coûts du type de marché mais aussi et surtout les concurrents disposant de plus d’avantages.

Les groupements, une stratégie gagnante

Pour augmenter ses chances dans le cas d’un gros marché et lorsque l’entreprise n’a pas les moyens et/ou les références nécessaires pour répondre seul, elle doit recourir à un groupement (co-traitance). Une option qui permet au soumissionnaire de mutualiser les références, le savoir-faire, les moyens humains, techniques et financiers. Comment faire alors ? ITISSAL Technologies recommande de chercher des partenaires crédibles, justifiant des capacités juridiques exigées par le maître d’ouvrage et dont les atouts permettront au soumissionnaire de compléter et renforcer sa candidature. Notons qu’il existe deux types de groupement : un groupement conjoint lorsque chaque membre n’est responsable que de la partie du marché qu’il exécute et un groupement solidaire lorsque tous les membres sont collectivement et individuellement responsables pour la totalité du marché. Ce dernier type de groupement est largement privilégié par les donneurs d’ordre en raison de la garantie qu’il leur assure par rapport à la défaillance éventuel d’un membre du groupement. Par ailleurs, si le groupement ne paraît pas envisageable aux yeux du soumissionnaire, ce dernier peut confier la réalisation d’une partie du marché à une autre entreprise dans le cadre d’un contrat de sous-traitance.

Bien construire son dossier, c’est incontournable !

Le soumissionnaire doit construire des dossiers administratif, technique et financier solides. Le dossier administratif doit comporter exactement les pièces et les documents exigés par le maître d’ouvrage. Le soumissionnaire doit respecter aussi bien le fond (nombre de copies, signatures, etc.) que la forme (pli fermé) du dossier. Notons que certaines pièces ne sont demandées qu’au moins-disant ou celui ayant présenté la meilleure offre et ce, après classement des offres. Cependant, le délai accordé pourrait être insuffisant pour se procurer ces pièces si le soumissionnaire n’en dispose pas déjà. Aussi, appartient-il au soumissionnaire de disposer de toutes les pièces exigées dès le dépôt de son pli et vérifier qu’elles sont encore valides à la date limite de dépôt des offres. Le dossier technique, quant à lui, est souvent la principale interface entre l’administration et l’entreprise. Il est constitué d’une présentation de l’entreprise (communément appelée note sur les moyens humains et techniques) et d’une offre technique qui constitue la réponse au besoin de l’acheteur, objet de la mise en concurrence.

La concertation avec le maître d’ouvrage, une nécessité

Pour réussir l’exécution de son marché, il faut une bonne concertation avec le maître d’ouvrage. Le soumissionnaire ne doit pas considérer le maître d’ouvrage comme son client mais plutôt comme un partenaire. «L’implication du maître d’ouvrage dans l’exécution quotidienne du marché est un facteur clé de succès. Dès que le soumissionnaire est désigné adjudicataire, il doit contacter le maître d’ouvrage, repérer des personnes ressources à sensibiliser et mobiliser pour la bonne exécution du marché», conseille ITISSAL Technologies. Cette dernière indique que l’organisation d’une réunion de lancement au moment de l’entrée en vigueur du marché est salutaire. «C’est une occasion notamment pour cadrer les objectifs et le périmètre de l’étude, arrêter les modalités de pilotage et fixer les grands échéanciers».

Planifier et piloter le marché, essentiel pour réussir l’exécution

Il va sans dire qu’un marché est d’abord un projet dont il faut planifier l’exécution. Pour la réussir, il est impératif de planifier, gérer et optimiser l’utilisation des différentes ressources humaines, techniques et financières à mettre en œuvre. C’est-à-dire qu’il il faut piloter le marché. «Le pilotage du projet est une activité décisionnelle qui consiste à suivre de près l’avancement du projet afin de prendre au moment opportun des décisions permettant de respecter les exigences techniques, les engagements de délais, maîtriser les coûts et réduire des risques opérationnels liés à l’exécution du marché», explique ITISSAL Technologies. Le soumissionnaire doit commencer par désigner un chef de projet ou un manager opérationnel averti. Ce principal interlocuteur du maître d’ouvrage doit avoir une parfaite connaissance de l’objet du marché, sa consistance technique et avoir de bonnes compétences en matière de communication et management des équipes. Il sera chargé de coordonner, suivre l’exécution du marché, résoudre les problèmes éventuels, animer l’équipe de projet et négocier avec le maître d’ouvrage d’éventuels arrangements techniques.