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Éco-Conseil : Comment faut-il s'y prendre pour mener un entretien de recadrage au travail ?
Imane Hadouche : Il est d’abord important de vérifier si l’on a réellement besoin d’un entretien de recadrage. Un débordement peut arriver de temps à autre, et l’entretien de recadrage perd en crédibilité et en impact s’il est utilisé à tort et à travers. Voici quelques bonnes raisons d’évoquer un entretien de recadrage : un comportement négatif et récurrent, un conflit relationnel qui nuit au bon déroulement des tâches, un débordement sur la charte de valeurs ou les règles de vie en entreprise, un manque d’efficacité permanent ou répétitif.
Quand l’un de ces débordements est observé, il devient nécessaire de convoquer la personne concernée dans son bureau. Et cela se passe en deux étapes :
• La préparation : définissez l’objet de la réunion de recadrage, sortez le dossier de la personne convoquée, et préparez tous les éléments se rapportant au sujet. Préparez aussi vos questions, prévoyez les questions ou réactions de l’interlocuteur, préparez votre argumentaire en vous basant sur le factuel et le
rationnel.
• L’entretien : mettez l’interlocuteur à l’aise et rassurez-le, présentez clairement l’objet de l’entretien et expliquez en adaptant votre langage à l’autre. Laissez parler votre interlocuteur, ne l’interrompez pas, et écoutez attentivement ses arguments. Préférez les questions ouvertes qui permettent à l’autre d’exprimer son ressenti et son point de vue.
• Clôturez en reformulant les objectifs et solutions négociés, synthétisez et re-précisez les accords et les engagements.
En quoi l’accompagnement par un coach professionnel peut-il être intéressant ?
Comme un entretien de ce genre peut engendrer de fortes émotions, déborder vers un conflit, ou simplement être vécu comme une répression injuste, puisque le dirigeant qui mène l’entretien est considéré comme juge et partie, la présence du regard neutre du coach, avec sa posture bienveillante, assure déjà un climat assertif pour cet entretien. Le coach peut aussi faciliter la négociation, absorber les tensions, valider un plan d’action efficace, et assurer un accord équitable gagnant-gagnant.
Quelles sont les erreurs à éviter ?
Les recommandations pour un entretien de recadrage réussi sont les suivantes :
• Gérer les émotions (les vôtres et celles de votre interlocuteur) : garder une maîtrise et éviter le conflit.
• Séparer la personne de la situation : ne pas attaquer ou agresser la personne.
• Baisser le niveau de tension émotionnelle dès le début, en rassurant l’autre : rester focalisé sur la solution, au lieu de vouloir prouver à tout prix qu’on a raison.
• Remplacer le reproche et la critique par le ressenti et les recommandations : l’essentiel c’est de résoudre une situation sans violence.
• Faire reconnaître les blocages et les dérapages à l’interlocuteur : rester sur des faits.
• Valider l’engagement de l’interlocuteur pour une amélioration : obtenir un «oui» clair pour les solutions et plans d’action.
