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Le dispositif juridique relatif à la protection des données instaure des règles draconiennes, en matière de collecte, de traitement et de conservation des données. La réglementation a, par conséquent, défini des droits aux individus dont les données sont utilisées. Tout organisme collecteur se doit de les respecter scrupuleusement. La finalité étant à la fois la protection des individus à l’origine des informations et de sécurité juridique des entités qui les utilisent. L’accent est particulièrement mis sur les données informatiques et celles circulant dans le cyberespace. Ces droits exprimés sous forme de principes sont au nombre de sept et concernent aussi bien les organismes que les individus :
1. Le principe de finalité
Selon ce principe, les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies, exploitées et conservées que pour un usage spécifique et dans le cadre de la loi.
Elles doivent être en ligne avec les missions et les attributions de l’organisme utilisateur. Tout détournement de finalité est passible de sanctions pénales.
2. Le principe de proportionnalité
La collecte et l’exploitation des données doivent être quantitativement et qualitativement en lien avec la finalité recherchée. Seules doivent être enregistrées les informations pertinentes et nécessaires.
3. Le principe de pertinence
Les données personnelles doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des objectifs poursuivis par l’organisme qui en
fait la collecte, l’exploitation et la conservation.
4. Le principe de durée limitée
En vertu de ce principe, appelé également «principe du droit à l’oubli», les informations ne peuvent être conservées ad vitam aeternam.
À l’instar des principes de proportionnalité et de pertinence, les données doivent être conservées pendant la durée raisonnablement nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel elles sont collectées.
Au-delà, les données doivent être archivées, sur un support séparé. À ce stade, il est important de distinguer la période de conservation et la période d’archivage. La période de conservation doit correspondre à la période durant laquelle les données restent accessibles ou consultables, tandis que la période d’archivage renvoie à la durée pendant laquelle les données ne sont plus destinées à être utilisées et sont de ce fait conservées sur un support distinct au sein d’un service d’archives.
5. Le principe de sécurité et de confidentialité
Les organismes en charge du traitement des données sont soumis à l’obligation d’assurer la sécurité et la confidentialité de celles-ci. Leurs responsables doivent mettre en place un dispositif adéquat de contrôle interne, assurant les garanties suivantes :
• Les données contenues dans
les fichiers ne peuvent être consultées que par les services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions.
• Le responsable du traitement doit prendre toutes mesures pour garantir l’intégrité des données (empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès). S’il est fait appel à un prestataire externe, des garanties contractuelles doivent être envisagées et des sécurités physiques et logiques mises en œuvre.
• Les mesures de sécurité sont relatives à la protection anti-incendie, aux copies de sauvegarde, à l’installation de logiciels antivirus, aux changements fréquents des mots de passe alphanumériques d’un minimum de 8 caractères… Ces mesures de sécurité doivent être adaptées à la nature des données et aux risques présentés par le traitement.
6. Le principe de transparence Le principe de transparence
garantit aux individus l’information nécessaire relative aux traitements auxquels sont soumises des données les concernant. Il leur assure le droit d’un contrôle personnel et permanent auquel est astreinte l’entité de traitement de données. Celle-ci doit les avertir dès la collecte des données et, surtout, en cas de leur transmission à des organismes tiers.
7. Le principe de respect du droit des personnes
À chaque collecte d’information sur la vie privée des individus, un certain nombre de droits leur est garanti par la loi, et ce, quel que soit le moyen de recueil (questionnaire, formulaire…). Ainsi, les usagers (citoyens, clients, prospects, personnel…) doivent être informés de la finalité du traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des informations, des destinataires des données et des modalités d’exercice des droits qui leur sont ouverts au titre de la loi. Ces droits sont le droit d’accès, le droit de rectification et le droit d’opposition, sous certaines conditions, à l’utilisation de leurs données. Cette information doit être communiquée au préalable et diffusée par tous moyens (affiches apposées dans les services recevant du public, mentions portées sur les formulaires de collecte papier et électroniques, courriers et courriels adressés aux personnes dont les données sont collectées…). Ainsi, toute personne peut demander communication de toutes les informations la concernant contenues dans un fichier détenu par l’établissement et a le droit de faire rectifier ou supprimer les informations erronées. De même qu’elle a le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données la concernant soient enregistrées dans un fichier informatique, sauf si celui-ci présente un caractère obligatoire. Ces principes assurent que l’utilisation des données reste strictement limitée aux missions de l’organisme exploitant et garantissent aux individus qui en sont l’origine des droits protégeant leurs vies privées et leurs libertés.
