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Éco-Conseil : La méthode d’Eisenhower permet de bien gérer son temps au travail. Pourriez-vous nous
en dire plus ?
Sara Naït Slimane : Le constat est désormais connu : la gestion du temps permet de gagner en performance et en efficacité au travail. Optimiser sa journée ou même sa semaine de travail est donc essentiel afin d’éviter le stress et l’oubli. Dans ce sens, la matrice d’Eisenhower est souvent recommandée pour gérer les tâches à accomplir et éviter de remettre un travail bâclé. Elle permet au fait de classer les tâches selon leur urgence et leur importance en quatre catégories, ce qui facilite leur traitement dans le temps. Il s’agit en l’occurrence de :
• Les tâches importantes et urgentes : elles doivent être traitées dans les plus brefs délais et par le collaborateur lui-même.
• Les tâches importantes, mais qui ne revêtent pas un caractère d’urgence. Ce genre de tâches peut attendre, mais ne peut être délégué à une autre personne.
• Les tâches urgentes, mais peu importantes : elles peuvent être traités rapidement, car elles nécessitent peu de travail et peuvent tout de même être déléguées à l’un des collaborateurs.
• Les tâches peu urgentes et peu importantes : elles ne font pas partie de la responsabilité de la personne et peuvent être éliminées.
Comment distinguer entre les tâches non importantes, mais urgentes et les tâches importantes, mais non urgentes ?
Cela dépend du collaborateur lui-même. Il s’agit au fait de planifier les journées à l’avance, d’anticiper les imprévus et de tout noter. Il est important aussi de noter les deadlines de chaque travail à remettre au supérieur hiérarchique ou pour un client. Certaines tâches peuvent ne pas avoir le caractère d’urgence suite au deadline qu’on a sur son agenda, mais ont certainement une importance pour l’avancement du projet, voire pour le chiffre d’affaires. Cela requiert d’ailleurs de la personne du sérieux tout en respectant le deadline, sans procrastiner, même s’il est loin. Il s’agit donc de saisir les occasions qui se présentent pour ne pas tomber dans l’urgence par la suite.
Quels moyens se donner pour bien gérer l’ensemble de ses tâches et surtout gérer un supérieur hiérarchique stressant en termes de délai ?
Il est recommandé d’avoir un objectif précis à atteindre dans chaque journée de travail. Le but étant de planifier cette journée, définir le temps nécessaire pour chaque tâche tout en incluant ses objectifs personnels et en faisant la part des choses. Rappelez-vous toujours qu’une bonne organisation est le facteur clé de la réussite et de la motivation au travail. Je conseille souvent de lister ses tâches afin de ne pas submerger l’esprit et travailler sous le stress, c’est aussi une manière de se les rappeler. S’il y a un écart entre les prévisions d’objectifs à atteindre durant la journée et les réalisations concrètes, il est important de s’interroger sur les raisons de cet écart. Cela permettra de détecter certaines sources de perte de temps, notamment des discussions inutiles, un temps passé sur une tâche facile et qui s’explique par le manque de compétence ou même une incapacité à se concentrer suite à un problème personnel. Définir les causes permettra ainsi de dresser les pistes d’amélioration professionnelle. Néanmoins, gérer un supérieur hiérarchique stressant est un problème auquel sont confrontés bon nombre de collaborateurs. Ce qui est recommandé, c’est d’apprendre à le recadrer gentiment et professionnellement à travers certaines techniques. Il s’agit notamment de définir clairement avec lui les délais de remise de chaque projet et de le tenir constamment informé de votre état d’avancement, ce qui vous évitera ses sollicitations constantes et un stress inutile. Soyez également une personne pertinente et rigoureuse, ce qui vous permettra de gagner sa confiance au fil du temps. Pour conclure, voici les éléments à retenir pour une bonne gestion du temps :
• Avoir un agenda et faire le tri des tâches en termes d’urgence et d’importance.
• Améliorer la concentration et éliminer les voleurs de temps en désactivant les notifications de la messagerie et des réseaux sociaux.
• Avoir une communication fluide avec son supérieur et ses collaborateurs.
• Planifier et anticiper ses journées à l’avance tout en laissant une marge aux imprévus qui peuvent surgir de temps en temps.
