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Les usagers recourant aux prestations des administrations marocaines pourront désormais bénéficier du service de certification des copies conformes au sein des différentes administrations exigeant ce type de documents comme condition d'obtention de leurs services administratifs. La nouvelle mesure, qui est entrée en vigueur dès mardi 2 janvier 2018, a été validée par le Conseil du gouvernement lors de sa réunion du 31 août dernier. En effet, adoptant un projet de décret 2-17-410 fixant les modalités de certification des copies conformes, présenté par le ministre délégué auprès du Chef du gouvernement chargé de la Réforme de l'administration et de la fonction publique, le Conseil a donné son feu vert pour la mise en place de cette procédure sans que cela mette fin aux prérogatives des autres autorités administratives.
Rappelant aux membres de son équipe gouvernementale les délais impartis pour la mise en place effective de ce service, le Chef du gouvernement, Saâd Eddine El Othmani, a adressé une correspondance aux différents ministres et secrétaires d’État de son gouvernement les incitant à prendre les mesures à même de permettre la réussite cette nouvelle démarche, de nature à améliorer le rendement de l’administration marocaine et en alléger les lourdeurs. Dans ce sens, le Chef de l’Exécutif a appelé à l’adoption de certaines dispositions générales et communes pour la légalisation des signatures.
Dans le volet relatif aux procédures, M. El Othmani a insisté sur l’importance de la comparaison et donc de la vérification de la correspondance entre les documents à légaliser et les originaux de la part du responsable ou du fonctionnaire en charge de cette mission et qui signe, sous sa responsabilité, le document légalisé. Ces fonctionnaires doivent refuser d’apposer leurs signatures en cas de doutes sur l’authenticité des documents qui leur sont soumis ou quand le document à légaliser ne figure pas sur la liste des documents émis par l’administration sollicitée pour la légalisation. Tenus de justifier tout refus, les responsables de la légalisation des documents devront également refuser de signer les documents n’entrant pas dans le cadre des services fournis par leurs administrations ainsi que les documents dont le droit de légalisation a été réservé à une autorité ou une entité par les dispositions de la loi, toujours selon la correspondance du Chef du gouvernement.
Et pour garantir plus d’efficacité et de rapidité dans le traitement des demandes des usagers, la légalisation des copies de documents devra se faire une fois les demandes déposées auprès des administrations concernées. Ainsi le fonctionnaire en charge de cette mission doit signer en son nom et sa fonction tout en apposant le cachet de légalisation sur le document portant le nom de l’administration, du service et de la préfecture dans laquelle s’est déroulée l’opération. Selon les précisions du Chef du gouvernement, le cachet doit figurer sur toutes les pages du document concerné. Il doit également être apposé au niveau du dernier paragraphe du texte figurant sur le document, de façon à empêcher l’ajout de tout texte
supplémentaire.
Listant toutes les mesures à prendre également au niveau des administrations concernées, telles que la préparation des cachets ou la mise en place d’un registre pour noter tous les documents légalisés et portant la signature des demandeurs de légalisation, la correspondance du Chef du gouvernement a été diffusée au niveau des différents services et administrations. Et pour assurer une meilleure exécution du décret relatif aux modalités de certification des copies conformes, le ministère délégué auprès du Chef du gouvernement chargé de la Réforme de l'administration et de la fonction publique se chargera de la coordination entre les différents services concernés, et ce afin de résoudre, en temps réel, les différentes problématiques auxquelles pourront faire face ces administrations, toujours selon le document portant la signature du Chef du gouvernement.
