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Éco-Conseil : Quel est le rôle d’un écrit professionnel ?
Malgorzata Saadani : L’utilité d’un écrit professionnel est historique et évidente. De tout temps, les Hommes consignaient par écrit les choses importantes : les récits des événements marquants, les transactions, les conventions sociales... Le degré de la formalisation par écrit et la complexité de ses formes varient en fonction des époques et de la culture civilisationnelle : des simples notes libres jusqu’à la bureaucratie la plus stricte et multi-strate. En nous référant au monde de l’entreprise actuel, l’écrit joue de nombreux rôles : premièrement, il permet de retracer le parcours d’un dossier d’une manière précise, avec tous les détails qui autrement pourraient échapper à la mémoire ou même être perdus par exemple lors d’un changement du responsable du dossier. Deuxièmement, la communication écrite bien maîtrisée permet de gagner du temps en échangeant les informations sans la nécessité d’en discuter ni d’être disponible au même moment. Ce décalage entre l’envoi, la lecture et la réponse est très pratique quand il s’agit de correspondants se trouvant dans les différentes zones géographiques, où lorsqu’ils ont des horaires de travail et des engagements individuels décalés dans le temps. Troisièmement, communiquer par écrit permet de bien réfléchir sur le contenu et d'éviter les dérapages de la communication en temps réel. Enfin, l’écrit d’un niveau sophistiqué permet d’intégrer plusieurs niveaux de messages : les explicites et les implicites, appelés communément les messages à lire entre les lignes. Il témoigne également de la qualité sociale et intellectuelle de l’auteur, notamment par le choix du vocabulaire.
Ainsi, quelle que soit sa nature, l'écrit professionnel doit convaincre...
Le premier risque d’un écrit mal rédigé est de provoquer un malentendu ou d'induire en erreur sur les faits. Un écrit maladroit peut aussi vexer par l’utilisation de termes trop familiers ou mal employés, ou encore ridiculiser son auteur et donner une mauvaise image de lui et de son entreprise.
Aujourd’hui, les deux problèmes que je repère le plus souvent en matière d'écrits professionnels sont : l’absence de précision doublée du volume exagéré et inutile (ce qui mène à une perte de temps en essayant d’en sortir l’essentiel et à une lecture en diagonale au risque de rater une information importante) et un laisser-aller généralisé en matière de correction linguistique à tel point qu’un courrier sans
fautes est devenu une exception et non une norme.
Comment, à votre avis, améliorer ses écrits ?
L’amélioration dans le domaine de l’écrit professionnel est un défi continu et à long terme, et se concentre sur deux axes principaux : le fond et la forme. Dans le contenu, la simplification et la précision s’imposent ainsi que la référence aux questions concrètes qui intéressent l’interlocuteur. Pour ce qui est la forme, c’est la mise à niveau permanente de la base linguistique et l’apprentissage des normes relatives aux écrits qui sont visés. Bien sûr, une faute de frappe ou de toute autre nature peut toujours se glisser dans le texte, mais elle sera moins fréquente si nous avons un niveau élevé d’exigence et d’auto-amélioration, et si nous prenons le temps nécessaire pour relire notre écrit (une deuxième fois) avant de l’envoyer. Si c’est un document important, nous pouvons demander à un collègue d’y porter un regard neuf et repérer les imprécisions, les maladresses ou les erreurs.
Bon à savoir
La raison d’être de chaque écrit est d’aboutir au résultat escompté. Et plus nous en sommes conscients, plus nous avons les chances de rédiger un envoi précis, concis et efficace. En outre, nous choisirons la forme de l’écrit la plus adaptée : un SMS, un whatsApp, un e-mail, une lettre classique ou un autre genre spécifique (la note verbale, l’aide-mémoire ou un non-paper pour le courrier diplomatique, etc.). Chacun de ces écrits a son utilité et correspond à une situation professionnelle et relationnelle spécifique. Tout l’art de l’écrit professionnel consiste donc à choisir la forme la mieux adaptée et veiller à respecter les normes linguistiques, aussi bien en langue maternelle qu’en langues étrangères qui sont nos outils de communication au travail.
