Ce que doivent savoir les sociétés anonymes sur la tenue de leur AG

C’est fait. La loi 27-20 sur la tenue des conseils et assemblées générales (AG) des sociétés anonymes par visioconférence en période d’état d’urgence sanitaire est en vigueur depuis le 1er juin. Les entreprises devant donc tenir leurs AG sont autorisées à utiliser les moyens de visioconférence ou moyens équivalents, et à recourir aux formulaires de vote par correspondance. Selon un guide de l’Autorité marocaine du marché des capitaux (AMMC) détaillant les nouvelles mesures de cette loi, les moyens de visioconférence ou moyens équivalents doivent remplir un certain nombre de conditions. Concrètement, il s’agit de satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant une participation effective à la réunion, dont les délibérations sont retransmises de façon continue et permettre d’identifier préalablement les personnes participant par ce moyen à la réunion. Autre condition : permettre un enregistrement fiable des discussions et délibérations, pour les moyens de preuve. Quant aux formulaires de vote par correspondance, ceux-ci doivent être remis ou adressés à tout actionnaire qui en fait la demande par tous moyens prévus par les statuts ou l’avis de convocation, et ce, à compter de la convocation jusqu’à un délai de 10 jours avant la tenue de l’assemblée. Ces formulaires doivent être transmis à la société au plus tard 3 jours avant l’assemblée.

Afin de permettre la participation à distance la plus large possible des actionnaires ou obligataires appelés à se réunir en AG, les moyens doivent être adaptés au nombre de participants. Ces moyens consistent notamment en la mise en place, si possible via le site internet de l’émetteur, de processus permettant de remplir certaines fonctions dont l’identification des personnes habilitées à participer à l’assemblée et des droits de vote respectifs dont elles disposent éventuellement. Les sociétés concernées doivent, entre autres, procéder à un partage électronique des documents à mettre à la disposition des participants et recueillir des propositions de résolutions de la part des participants justifiant des conditions requises. «Ces processus devraient être sécurisés et aisément accessibles pour les participants. Ils devraient être regroupés sur une page accessible depuis la page d’accueil du site internet de l’émetteur. Dans l’impossibilité de développer de telles fonctionnalités sur le site internet de l’émetteur, des processus alternatifs devraient être mis en place en s’appuyant sur les technologies existantes et largement accessibles telles que l’email, la vidéoconférence, le streaming, ou autres moyens équivalents», précise l’AMMC.