Emploi

Gestion des ressources humaines

Vos collaborateurs ont du mal à reprendre le travail ? Essayez l’Onboarding !

Mounia Senhaji Mounia Senhaji,

Vos collaborateurs ont du mal à reprendre le travail ? Essayez  l’Onboarding !

Au terme de plusieurs mois de «séparation», nombre de collaborateurs disent avoir développé un certain détachement par rapport à leur entreprise si bien qu’ils n’appréhendent pas le retour sur les lieux de travail de gaieté de cœur. De l’avis de plusieurs experts, il s’agit là d’un sujet qui n’est pas à prendre à la légère pour toute entreprise soucieuse de son devenir. Ils recommandent à ce titre la mise en place d’un processus d’intégration pour garantir une reprise réussie.


En règle générale, la reprise du travail après un arrêt, qu’il soit de court ou de longue durée, n’est jamais évidente. Elle l’est encore moins dans ce contexte particulier où les collaborateurs ont dû «déserter» leurs postes sous la contrainte de la crise liée au Covid-19, qu’il s’agisse de télétravail, d’un arrêt d’activité temporaire ou de congés forcés.
En effet, depuis l’avènement de la crise sanitaire et l’adoption de nouveaux modes de travail, les spécialistes n’ont eu de cesse d’alerter sur le risque d’une rupture du lien entre l’entreprise et le collaborateur du fait du manque d’interaction entre les deux parties, lequel est susceptible de créer chez les employés des sentiments d’isolement, de manque de confiance ou encore de perte d’intérêt.
À ce titre, les managers doivent accorder un intérêt particulier à ce sujet et gérer le retour des collaborateurs sur les lieux du travail avec le plus grand soin. Dans ce sens, plusieurs experts RH que nous avons interrogés conseillent de mettre en place un plan de réintégration pour reconnecter le collaborateur avec son environnement de travail et ses collègues, mais aussi avec le management. Certains spécialistes parlent même d’un véritable «Onboarding» à l’instar de ce qui se fait avec les nouvelles recrues.
«La volatilité de l’économie mondiale et les contraintes sanitaires dues au Covid-19 sont désormais partie intégrante du processus de gestion du capital humain et sans doute la gestion intégrale des entreprises. Au Maroc comme partout dans le monde, les experts et spécialistes de gestion des RH sont désormais conscients qu’il faut recréer des pratiques RH efficaces et flexibles. Le premier niveau de gestion post Covid-19 serait une intégration ou «Onboarding» réussi de toutes les catégories professionnelles», confirme Houda Zbiri, Talent Manager et DDI Facilitator.
Il est vrai qu’entre confinement et déconfinement dans un environnement incertain, les entreprises et les salariés n’ont pas forcément eu beaucoup de temps pour se préparer à leur retour au bureau, comme l’a relevé Jihane Benslimane, consultante formatrice en stratégie et développement des entreprises Europe-Afrique. Mais il n’en reste pas moins essentiel d’organiser ce retour et surtout de s’assurer qu’il respecte des règles ou un cadre permettant de protéger l’ensemble des salariés et de travailler efficacement en toute sécurité, a fait savoir l’experte. Dans cette optique, a-t-elle renchéri, «il devient essentiel de mettre en place un processus d’intégration pour permettre aux collaborateurs de s’habituer à ces nouvelles règles mais également de recréer une proximité, un suivi psychologique et une nouvelle cohésion d’équipe dans de nouvelles conditions». 
Cela est d’autant plus important à signaler que les entreprises ont plutôt tendance à se concentrer plus sur les aspects liés à l’hygiène et à la sécurité sanitaire des collaborateurs de retour au bureau. «Il est évident que l’assurance de la continuité d’activité après une période de confinement implique la mise en place de nouvelles mesures d’accompagnement des ressources humaines, puisque la reprise n’est pas qu’une affaire de protocoles sanitaires et mesures d’hygiène. La remobilisation de l’entreprise passera par un élément important qui est la gestion psychologique et émotionnelle des collaborateurs», relève Mohamed Amine Beddad, consultant, chercheur en management et ingénierie de formation, partenaire Hera Consulting Group.
L’expert souligne que la nouvelle réalité sanitaire aura incontestablement généré une augmentation de la détresse psychologique ainsi qu’un malaise par rapport aux nouvelles méthodes de travail et de façons de faire, notamment la digitalisation de toutes les fonctions de l’organisation, le chômage partiel et l’isolement social. «Il s’agit en gros de retrouver une entreprise à laquelle les collaborateurs ne sont plus habitués, d’où la nécessité de mettre en œuvre un processus de réintégration dont l’intérêt majeur est de préparer les collaborateurs, surtout sur le plan émotionnel et intelligence collective, pour les mobiliser autour de l’entreprise à l’ère du Covid-19», a-t-il expliqué. 
Dans le même ordre d’idées, Malgorzata Saadani, coach international ICC, conférencière et médiatrice, a assuré que l’intérêt d’une vraie réintégration de l’ensemble du personnel aurait un triple avantage : elle marquerait une étape franchie d’une manière très claire pour l’ensemble du personnel, elle galvaniserait la solidarité et la cohésion en interne, et elle permettrait aussi de rattraper les erreurs passées et d’instaurer par la même un modèle de fonctionnement plus efficient et plus adapté aux nouveaux défis. La spécialiste est d’ailleurs convaincue que la situation dans laquelle les entreprises se sont trouvées suite à l’annonce de la pandémie et à la panoplie des nouvelles contraintes exige un travail minutieux de réorganisation pour observer les nouvelles normes d’hygiène et de sécurité au travail, y compris dans leur aspect humain et relationnel.

Les clés d’une réintégration réussie
De l’avis de Jihane Benslimane, l’anticipation et la bonne préparation de la réintégration doivent permettre aux managers et dirigeants de renforcer de nouveau la cohésion d’équipe, de minimiser l’absentéisme, d’éviter le Turn Over et d’améliorer ainsi la qualité du travail et le taux de productivité.
Mais pour ce faire, un certain nombre d’éléments entrent en jeu, parmi lesquels la communication occupe une place primordiale. 

«La communication transversale est un outil infaillible pour la réussite de l’intégration des collaborateurs et leurs managers jouent un rôle de relais important pour la diffusion de l’information et pour veiller à la compréhension des attentes de l’entreprise par les collaborateurs», assure Salma Baloul, DRH du Groupe OCS Maroc, insistant sur la nécessité de maintenir une transparence dans les discours afin de renforcer la confiance des collaborateurs.
Même son de cloche chez Malgorzata Saadani qui pense qu’une bonne communication, transparente et bien maîtrisée, est une condition absolument nécessaire dans ce processus comme dans chaque processus de changement. L’écoute active, l’empathie et la solidarité sont également des éléments sur lesquels s’accordent nos experts qui insistent aussi sur la nécessité d’impliquer les collaborateurs car, comme l’a indiqué Mme Baloul, «un collaborateur impliqué est un collaborateur rassuré et efficace. Les indicateurs de performances RH montrent que plus le collaborateur est impliqué, plus il est productif et fidèle à l’entreprise».
De son côté, Mohamed Amine Beddad a conseillé aux managers de faire comprendre à leurs équipes que le retour à la situation normale ne peut se faire immédiatement et qu’il nécessite l’implication de tous. Il a également préconisé d’investir dans la formation, notamment celle en relation avec la digitalisation des fonctions, pour assurer une meilleure réintégration dans ce nouvel ancien environnement.
Jihane Benslimane propose pour sa part de prévoir un processus de bienvenue pour les collaborateurs au bureau, de motiver les équipes à travers l’organisation de nouvelles activités ludiques permettant de gagner en efficacité dans ce nouvel environnement ou encore mettre en place des séances de travail en groupe dont le but serait de matérialiser les souvenirs du télétravail via des dessins, des schémas, des textes ou des vidéos. Mais au-delà de toutes ces considérations, l’attitude adoptée par l’entreprise vis-à-vis de ses collaborateurs «en temps normal» se reflétera assurément dans leurs comportements en ces temps de crise. «Une entreprise bienveillante vis-à-vis de ces salariés est une entreprise qui aura le moins de mal à réintégrer ces collaborateurs en poste. Surtout si un accompagnement sans faille a eu lieu pendant la période d’arrêt pour les personnes ayant été en télétravail», a noté à juste titre Salma Baloul.
Abondant dans le même sens, Malgorzata Saadani pense que «C’est une période qui révèle déjà beaucoup de vérités sur la gestion RH dans les entreprises : une résultante de ce que ces relations étaient “avant’’, de comment elles étaient préservées pendant le confinement et quelle stratégie a été adoptée pour l’après-Covid.»
Celle-ci attire également l’attention sur un fait important : «Dans la situation où les contraintes formelles liées à l’épidémie peuvent encore varier à tout moment et sans préavis, il est très important pour tout le monde de garder la souplesse et la réactivité dans le fonctionnement quotidien. La préservation de ses deux qualités et leur renforcement tant au niveau individuel que collectif faciliteront non seulement la réintégration dans des conditions changées, mais permettront également de mieux aborder l’avenir plutôt imprévisible.» 


Déclarations

Mohamed Amine Beddad, consultant, chercheur en management et ingénierie de formation, partenaire Hera Consulting Group

«Après cette période d’arrêt d’activité ou de travail à distance, de nombreux enjeux s’imposent aux entreprises, à savoir la remobilisation de l’équipe et la reconnexion des collaborateurs avec leur environnement professionnel, notamment leurs managers et collègues. Une reconnexion réussie des collaborateurs qui reviennent après des semaines d’arrêt impose un accueil soigné et chaleureux. On peut par exemple penser à un cocktail d’accueil, en respectant un protocole sanitaire strict, offrir des fleurs et des bonbons… On peut également poster un message d’accueil enthousiaste et positif sur le poste de travail, organiser des déjeuners collectifs, des teams building à effectifs réduits, etc. Il s’agit de gestes symboliques qui prouvent le plaisir de se retrouver. Le manager doit pour sa part adopter un management de proximité, en veillant à un contact direct avec ses collaborateurs, et c’est à lui que l’on confie la tâche d’absorber les craintes et les incertitudes. Dans ce sens, il est nécessaire de mettre en place un dispositif d’accompagnement humain rigoureux pour pouvoir relever le défi d’une reprise réussie. Pour cela, les managers doivent développer une communication transparente, écouter et considérer chacun dans son vécu, faire preuve d’empathie et de solidarité, insuffler de l’énergie et de l’enthousiasme, être unis, engagés et développer l’esprit d’appartenance à l’entreprise, adopter une attitude positive et attentive aux besoins et aspirations des collaborateurs, montrer aux collaborateurs que le retour à la situation normale ne peut se faire immédiatement, et nécessite l’implication de tout un chacun, investir dans la formation, notamment en relation avec la digitalisation des fonctions et proposer des solutions aux inquiétudes des collaborateurs.»

Malgorzata Saadani, coach International ICC, conférencière et médiatrice

«La situation dans laquelle les entreprises se sont trouvées suite à l’annonce de la pandémie et à la panoplie des nouvelles contraintes exige un travail minutieux de réorganisation pour observer les nouvelles normes d’hygiène et de sécurité au travail, y compris dans leur aspect humain et relationnel. Je pense que c’est une période qui révèle déjà beaucoup de vérités sur la gestion RH dans les entreprises : une résultante de ce que ces relations étaient ‘‘avant’’, de comment elles étaient préservées pendant le confinement et quelle stratégie a été adoptée pour le ‘‘post-Covid’’. Sans parler du fait que ce jeu de vérité grandeur nature concernera aussi tout le monde à titre individuel : qui a été à la hauteur en temps difficiles ? Qui a assumé ses responsabilités et qui les a esquivées ? Qui était solidaire ? Qui s’est révélé opportuniste ? Du point de vue pratique, il y a donc un nouveau modèle de fonctionnement à réfléchir et à réaliser, le plus souvent hybride présentiel-digital, rigoureusement préparé à la mode du protocole diplomatique : le cadre est fixe, mais au sein de ce cadre il y a la possibilité des aménagements contrôlés. Une fois le modèle établi, la direction devra le communiquer à l’ensemble des collaborateurs, avec l’appui du management de proximité qui saura trouver les mots justes pour expliquer et aussi pour se tenir prêt à aider à l’implémentation des consignes.»

Jihane Benslimane, consultante formatrice en stratégie et développement des entreprises Europe-Afrique

«L’exercice managérial depuis le début de la pandémie est très complexe et intensif. Les managers doivent prendre des décisions dans un environnement flou et sans données fiables. Ils rassurent leurs collaborateurs et prennent des décisions parfois difficiles avec fermeté. Depuis la reprise, ils ont la charge de maintenir des dynamiques d’équipe et veiller à un bon climat de travail malgré des changements ayant fragilisé l’esprit d’appartenance. Il semble important qu’en préparation à la réintégration, d’organiser des visioconférences ou des activités via le digital comme les «remote cafés» pour permettre à chaque collaborateur de s’exprimer et retrouver un esprit d’équipe avant le retour au bureau. Ensuite, je propose une solution appelée ‘‘réonboarding’’ qui consiste à prévoir un parcours ou un processus de réintégration pour raviver la flamme entre les collaborateurs, le management et le projet d’entreprise.»

Houda Zbiri, Talent Manager et DDI Facilitator
«Pour réussir son processus d’intégration, l’entreprise doit passer par certaines étapes qui sont, à mon avis, incontournables. Elle devra ainsi commencer le processus en assurant à ses collaborateurs une formation simple et basique sur les mesures de prévention et de distanciation sociale et préparer également un kit sanitaire qui comprend tous les éléments de prévention sanitaires indispensables à remettre aux employés lors de la formation. L’entreprise devra en outre leur présenter une capsule brève et concise sur les différentes responsabilités requise pour chaque employé avec un rappel des orientations globales de la direction générale pour les prochains mois. À cela s’ajoute l’organisation de catch ups matinaux pour revitaliser les collaborateurs. Par ailleurs, il est essentiel de solidifier la communication en envoyant des messages inspirants et motivants par e-mail, sur l’interface intranet ou sur le portail de l’entreprise. De plus, l’entreprise devra assurer un suivi et veiller à la flexibilité sans oublier la communication positive qui permettra sans aucun doute le succès de ce processus de réintégration.»

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