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Éco-Conseil : En quoi consiste la préparation aux arrêtés comptables ?
Omar Farahy : Une préparation en amont est inévitable. Ça commence par le changement de la perception des dirigeants sur leurs comptabilités et leurs systèmes comptables et financiers. Le changement concerne par la suite la fonction comptable et financière dans son ensemble.
Ça commence par l’étude de l’existant, son amélioration et sa formalisation avec l’objectif de lisser la charge de travail sur l’année entière. Le stress est la conséquence de trois choses : une charge de travail très importante, concentrée sur une période de trois mois au maximum (janvier-mars), avec un délai de livraison légal très court qui est le 31 mars de chaque année. Pour éviter le stress, une seule solution : lisser la charge de travail de la période fiscale ou de l’arrêté comptable sur l’année entière. Pour arriver à ce résultat, un préparatif organisationnel en amont est nécessaire.
Quels moyens se donner pour assurer la préparation en amont et éviter ce stress ?
Pour éviter structurellement le stress, il faut éviter structurellement la «période de l’arrêté comptable et fiscal de fin d’année» ! Voici une batterie d’outils, d’abord pour «mieux piloter» et ensuite pour «éviter la période de l’arrêté comptable», à savoir :
• Mise en place de l’arrêté comptable mensuel : il faut d’abord passer de l’arrêté comptable annuel à l’arrêté comptable mensuel ou au moins à l’arrêté comptable trimestriel (je recommande l’arrêté comptable mensuel). Cette technique permettra de lisser la charge de travail de fin d’année (janvier à mars N+1) avec des minicharges de travail par période, notamment les mois ou les trimestres. Ce qui a pour effet de réduire considérablement le stress de la fonction comptable pendant la période de l’arrêté comptable de fin d’année.
• Mise en place d’un système de reporting financier mensuel : afin de donner au système comptable sa vraie valeur managériale, il faut le renforcer avec un système de reporting financier périodique, également mensuel ou trimestriel.
Le reporting financier repose sur une comptabilité fiable et à jour. Il permet aux dirigeants de récupérer directement de la comptabilité les informations financières sous forme d’indicateurs financiers clefs pour piloter financièrement et instantanément la société sans risques et en toute aisance. Le système de reporting contribue directement à la diminution du stress de la fonction comptable en donnant un poids à cette fonction en tant que fournisseur stratégique d’information financière nécessaire au pilotage financier de l’entreprise. Quand la fonction comptable devient un outil clef de pilotage financier, l’équipe comptable devient créatrice de valeur pour la société, et donc fière de sa contribution à cette création de valeur, ou au moins à la préservation de la valeur de toute dilapidation, intentionnelle ou non. Ceci contribue substantiellement à la diminution du stress de l’équipe comptable et financière.
• Mise en place d’un système d’information intégré : l’information financière est très abondante. Le vrai problème ce n’est pas l’information financière, c’est plutôt les systèmes qui permettent sa collecte, son stockage et son traitement. Un pilotage financier, qui repose lui-même sur une information comptable rapide et fiable, ne peut se faire en dehors du système d’information, surtout intégré. Les ERP (progiciel de gestion intégré), actuellement, ne sont pas une mode ou un prestige, c’est une nécessité, surtout dans un contexte où les marges sont très serrées, la concurrence rude et où les coûts doivent être maîtrisés au centime près. Un Système d’information intégré est un outil indispensable, non pas seulement pour stocker l’information financière, mais surtout pour optimiser le délai de traitement de l’information financière et donc de contribuer à la baisse du stress de la fonction comptable durant toute l’année.
• Le recours au conseil comptable et fiscal en permanence : l’expertise d’une entreprise se trouve au niveau de son métier de base. La fonction comptable est une fonction support et donc manque généralement d’expert avec des compétences pointues sur les sujets d’ordre comptable et fiscal. Le recours de l’entreprise aux experts externes, notamment sur les sujets comptables et fiscaux, dans sa vie quotidienne est très souhaitable et contribue souvent à donner des solutions efficaces et immédiates sans risques. Ceci permettra à la fonction comptable de fonctionner sans stress parce qu’elle est protégée par des avis d’experts dans le domaine comptable et fiscal.
Quelles conditions faut-il réunir pour assurer cette démarche ?
Le stress de la fonction comptable pendant la période de l’arrêté comptable n’a pas lieu d’exister. Tout dépend de la volonté du management de faire de la fonction comptable une vraie fonction contribuant à la création de la valeur via le système de pilotage financier de l’entreprise. Si c’est le cas, ça profite à l’employeur en termes de pilotage financier qui est créateur d’une grande valeur ajoutée, et à l’employé en termes d’épanouissement. Dans cette approche, l’employé et l’employeur sont loin du stress, proches du bonheur !
