Une bonne gestion du temps, c’est d’abord un travail sur soi !

Éco-Conseil : Quelles sont les nouvelles techniques de gestion du temps recommandées en entreprise ? 

Ahlam Tahiri : Le temps est une ressource limitée et non stockable. Je préfère donc parler de l’organisation du temps au lieu de la gestion de temps. En entreprise, nous pouvons bien organiser notre temps avec quatre outils essentiels :

• Organiser son lieu de travail : Cela revient à bien classer les documents personnels et à avoir un agenda et des coordonnées à jour. Cela passe aussi par la digitalisation performante des outils de communication. 

• Organiser son temps de travail : Il s’agit là de ne pas répondre aux réunions non préparées, d’éviter le multitasking, de prévoir les imprévus et surtout se donner des petites pauses pour se ressourcer. 

• Connaître ses priorités : Il est question ici d'inviter chaque collaborateur à prendre un petit moment, de préférence en début de journée, pour identifier les priorités dans son travail. Dans cette phase, je recommande la matrice d’Esisenhower, appelée également la matrice de priorités qui permet de distinguer entre ce qui est urgent et ce qui est important. Le but étant de planifier ce qui est important et non urgent, de prioriser ce qui est important et urgent, de déléguer ce qui est non important, mais urgent et d’éliminer ce qui n’est ni important, ni urgent. 

• Apprendre à déléguer et à dire non : Ils s’agit de déléguer tout ce qui peut être bien fait par quelqu’un d’autre à condition de bien choisir et préparer le délégataire. Déléguer doit être toujours avec raison tout en supervisant. Savoir dire non est aussi une compétence à développer. Pour résumer la réponse de cette première partie, je dirai que l’organisation du temps est un grand travail qu’il faut mener sur soi. 

Dans une conférence que vous avez organisée récemment, vous avez parlé de la structuration du temps. Qu'est ce que cela signifie ? 

Effectivement, j’ai reçu une invitation du Club social dentaire à Casablanca pour animer une conférence sur l’organisation du temps au profit des médecins et des étudiants en médecine et j’ai parlé de la structuration du temps. Cela signifie l’ensemble des façons d’être en relation avec soi ou avec l’autre. 

À mon avis, la structuration du temps c’est aussi une manière d’avoir l’équilibre dans la vie qui est très recherché. La structuration du temps permet d’être efficace et performant, d’éviter le stress et d’améliorer sa qualité de vie. C’est aussi un moyen pour garder son énergie toute la journée. Éric Berne, médecin psychiatre américain fondateur de l’Analyse transactionnelle, a réussi à articuler en seulement six modes ses façons d’être en relation avec soi ou avec l’autre à savoir : le retrait, le rituel, le passe-temps, l’activité, les jeux psychologiques et l’intimité. Pour mettre de l’ordre dans la journée, nous avons besoin de prendre du temps pour nous détendre et pour méditer et réfléchir et c’est ce qu’on appelle le retrait. Nous avons aussi besoin de temps pour gagner notre vie (l’activité), pour discuter avec un ami sans masque (le passe-temps ou l’intimité), pour jouer le rôle d’un sauveur ou d’une victime (les jeux psychologiques)... 

Quels sont les obstacles à la structuration du temps et comment les gérer ? 

Les obstacles à la structuration du temps sont :

• Être toujours dans le «faire» et ne pas dans l’«être».

• Ne pas vivre le moment présent, être toujours en voyage dans le passé ou se projeter dans le futur. 

• L’oubli du bien-être. 

• La recherche permanente de la reconnaissance ou d’être utile ou de faire plaisir. 

• Passer à l’action avant la réflexion.

• L’inaptitude à dire non.

• L'Illusion qu’on pourra tout faire.

• Le Manque de sens dans la vie 

et d’un chemin clair avec des objectifs bien déterminés.

• L’évitement.

• Le perfectionnisme inutile.

• La difficulté de faire les choix : important vs urgent.

• Crise lorsque ce qui est important ne se retrouve pas dans sa vie.

Toute personne qui cherche à structurer son temps est invitée à dépasser ses obstacles et de :

1. Adopter une attitude positive par une prise de conscience de l'importance d’une structuration de son temps et le développement les convictions nécessaires.

2. Se fixer des priorités avec une clarification des objectifs et une identification des règles du jeu.

3. Planifier par l’analyse l'utilisation actuelle de son temps avec une estimation et d’établir un horaire pour l'ensemble de ses activités

4. S’organiser avec une identification et une utilisation de ses ressources  

5. Exécuter le planning en réduisant les pertes de temps et en prévoyant des conditions facilitantes.

6. Évaluer et de revoir ce qu'on a fait versus ce qu’on a planifié afin de mieux agir dans le futur. 

Organiser son temps, c'est aussi gérer des personnes pompeuses de temps. Qu'en pensez-vous ? 

Effectivement, organiser son temps c'est gérer en premier lieu des personnes pompeuses de temps. Pour ce faire, je recommande de :

• Présenter les règles de fonctionnement.

• Cadrer la relation et d’exprimer clairement ses motifs et ses intentions.

• Ne pas se laisser pas entrainer dans le système de l’autre et fixer les limites.

• Éviter les sujets de conversations inutiles et s’affirmer face à l’autre.

• Être vigilant aux tentatives de manipulation.

• Lui proposer des objectifs plus difficiles si possible. 

Propos recueillis par Nabila Bakkass