Comment intégrer un collaborateur dans la dynamique du groupe

Éco-Conseil : Comment réagir lorsqu’un collaborateur ne s'inscrit plus dans la dynamique du groupe sans le décourager ? 

Hanane Oubidar : Lorsqu’un collaborateur ne s’inscrit plus dans la dynamique du groupe, le rôle du DRH ou du manager est d’abord de comprendre les causes de cette démotivation. Est-ce un comportement nouveau ? Est-ce dû à un changement qui a été opéré dans l’organisation ? Est-ce dû au stress du collaborateur ? Ou est-ce juste un collaborateur lunatique qui vient d’être validé en période d’essai et qui laisse tomber les masques !?

Quelle attitude adopter pour relever ce défi ? 

Pour chaque collaborateur l’interprétation des conditions de travail et des relations interpersonnelles est très subjective, donc il est important de faire le point avec la personne concernée. Certaines règles doivent être respectées : 

• L’entretien doit se faire en privé : La première chose à faire est d’être à l’écoute du collaborateur. Inutile de le provoquer dans une réunion ou par mail en mettant en copie toute l’équipe ! Ceci déclenchera la colère de votre collaborateur et l’amènera à encore plus de mécontentement et donc de démotivation. Le plus judicieux est de le convoquer dans votre bureau et de commencer par lui expliquer votre incompréhension suite à un événement qui a eu lieu ou au rendement qui n’est plus au rendez-vous.

• Posez des questions ouvertes et positives : Poser des questions fermées du style «Tu as vu le résultat ?», «Tu es sérieux ?» ne peut que provoquer le silence chez votre collaborateur ou encore le pousser à avoir l’impression d’être un enfant fautif pris en flagrant délit par ses parents et qui doit s’attendre à une punition. Autre type de question à éviter, ce sont celles accusatrices : «Tu es encore en retard ?», «Tu ne sais plus vendre ou quoi ?»… Il ne faut s’attendre à aucun résultat et surtout pas à remotiver le collaborateur ou le recadrer.

Commencer par donner des faits réels, sans être accusateur, surtout gardez votre calme quel que soit la réaction que vous avez et demandez des explications sur le contenu ou le résultat et non pas sur l’attitude ou la personnalité du collaborateur. Apprenez la méthode REDD (Ressenti – Désir – Décision – délai), et utilisez là surtout face aux râleurs et autres personnalités difficiles : 4 questions et les réponses doivent être précises : 

1. Que ressentez-vous ? ou comment vous vous sentez (vous vous êtes senti) ?

2. Quel est votre objectif / intention / but

3. Qu'allez-vous faire pour y remédier ? Pour y arriver ?

4. Quel est le délai ? ou jusqu’à quand ?

• Faites la synthèse écrite de l’entretien : À la fin de l’entretien, préparer vous-même une synthèse de l’ensemble des points abordés sous forme de plan d’action avec : les actions à réaliser, les délais et le prochain rendez-vous pour faire le point sur l’évolution du collaborateur. Ce document signé par les deux peut servir de document support pour réaliser le suivi des actions décidées et des réalisations annuelles du collaborateur. En cas de problème uniquement comportemental, vous pouvez préparer un contrat d’accompagnement ou de coaching avec des rdv hebdomadaires, ceci permettra au collaborateur de se sentir soutenu dans sa démarche de développement personnel. En cas de non-respect d'une procédure ou d'un délai au travail, faut-il réagir à chaud ou plutôt le convier à une réunion ? En cas de non-respect des procédures de travail, il faut suivre dans un premier temps les règles décrites ci-dessus, en cas de «récidive», le management se doit de changer son comportement pour infliger un premier avertissement oral sans informer la RH. L’ultime recours est l’envoi d’un rapport détaillé à la RH avec les différents documents afin de procéder aux sanctions administratives. Ceci dit, si le manager respecte les 3 premières étapes du recadrage, il est très rare d’arriver à l’étape sanction. 

Quelles sont les erreurs à éviter dans cette démarche ?

• Faire d’un cas isolé une généralité : ce n’est pas parce que votre collaborateur est fatigué cette semaine ou que son dernier rendu n’est pas à la hauteur qu’on va crier au désastre et à la démotivation ! Il faut toujours relativiser et rester objectif…

• Se fâcher contre le collaborateur et ne plus lui adresser la parole : n’oubliez pas votre rôle de manager, restez toujours professionnel dans toutes les circonstances.

• Parler du cas du collaborateur en comité de direction : Même s’il fait des efforts et qu’il change de comportement et d’attitude, une étiquette lui sera collée… et puis n’oubliez pas la communication informelle : il finira par le savoir et c’est pire que de le recadrer devant ses collègues ! 

Propos recueillis par Nabila Bakkass