Éco Conseil

Management

La modernisation des SI, le point de départ vers le succès (2/2)

author Nabila Bakkass , LE MATIN

La modernisation des SI, le point de départ vers le succès (2/2)

La modernisation du système d’information est une démarche ambitieuse qui permet à l’entreprise d’assurer sa pérennité. Toutefois, pour en tirer profit, il est primordial d’y impliquer l’ensemble des collaborateurs. Le point avec Afafe El Amrani El Hassani, docteure chercheuse en sciences de gestion et RSE, consultante en GRH.

Éco-Conseil : Comment arriver à composer avec les collaborateurs pour éviter toute résistance au changement et une adhésion totale de leur part ? 
Afafe El Amrani El Hassani :
La réussite de tout projet est tributaire de l’adhésion et l’implication de l’ensemble des parties prenantes mobilisées dans sa réalisation. C’est pourquoi, il est toujours primordial pour le manager agile et averti de communiquer autour de son projet de modernisation du système d'information (SI) et de consacrer assez de temps et d’efforts pour expliquer, simplifier et démystifier le projet à l’ensemble de ses collaborateurs ; faute de quoi il risque de les voir rejeter l’idée, voire développer une certaine résistance quant à son application.
Il est essentiel pour le manager de leur faire comprendre l’intérêt du projet pour eux et de l’inscrire dans une démarche de développement et de simplification de leurs missions et tâches et non le présenter en tant qu’un intrus qui sera installé dans l’optique de les espionner, les sanctionner, pire les remplacer, et les priver de leur importance, autonomie, autorité et utilité au sein de l’entreprise.
Le manager agile devrait comprendre l’enjeu social et psychologique de ses collaborateurs et la peur légitime qu’ils peuvent avoir à l’égard de ce nouvel outil qu’ils auraient du mal à accepter, assimiler et même à travailler avec l’ensemble de ses fonctionnalités plus modernes certes, mais souvent plus compliquées. Il devrait alors, en fin psychologue et habile manager, essayer de banaliser le processus de modernisation du SI et investir dans la formation et l’information des collaborateurs de façon à ce qu’ils y voient un facilitateur de leurs tâches beaucoup plus qu’un contrôleur ou une source de complications et de surcharge de travail.
Le manager agile devrait également assurer à ses collaborateurs une période d’adaptation et les encourager à s’investir dans la voie de la modernisation de façon fluide et raisonnée et surtout leur monter que l’investissement dans la modernisation du SI, aussi coûteux qu’il soit, est conçu pour leur bien-être et dans le respect de leurs intérêts sinon il risque de les voir développer une résistance au changement assez brutale et destructrice pouvant menacer l’harmonie et la cohésion du groupe et détruire le climat social de l’entreprise.

Comment la modernisation du SI peut-elle contribuer à garantir la satisfaction de ses parties prenantes ?
Toutes les catégories des parties prenantes de l’entreprise sont devenues plus averties, plus initiées aux nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) et moins enclines à accepter un niveau de technologie basique ou non aligné aux pratiques communes à notre ère digitale et digitalisée.  Le manager agile devrait tempérer avec cette réalité et revoir sa stratégie globale de façon à arriver à intégrer un SI plus performant et à même de consolider un mode de management susceptible d’atteindre le double objectif de l’assurance d’une rentabilité et d'une compétitivité accrues tout en satisfaisant l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise.
Le manager agile est donc amené à comprendre ces mutations et adapter sa stratégie et son mode de gestion pour réussir à fidéliser des clients plus avertis, plus habitués à traiter et être traités en utilisant des SI et en se reconnaissant comme étant des personnes modernes et en phase avec leur temps. La composition de l’offre de l’entreprise, les services après-vente et toutes les prestations support annexes au produit ou service de l’entreprise doivent contenir une bonne partie digitalisée offrant plus de réactivité et moins de lenteur administrative pouvant provoquer l’insatisfaction des clients et par là leur perte et leur migration vers des concurrents ayant compris l’enjeu et adapter leur SI aux réalités et mutations du marché. 
Pour ce qui est des parties prenantes internes, le manager se voit amené à composer avec des collaborateurs plus initiés aux NTIC et plus familiarisés avec ses outils. Le manager agile et averti devait alors être capable de repenser sa philosophie de gestion et basculer vers un mode de management plus digital et moins bureaucratique, plus virtuel et moins physique conformément aux nouvelles réalités que connaissent les collaborateurs dans leur vie sociale. 

Quelles sont les erreurs à éviter ?
Il est vivement recommandé que le manager évite un certain nombre d’erreurs dans son projet de modernisation du SI. Ces erreurs peuvent être relatives à sa conception, son utilisation ou encore à son obsolescence technologique. Pour ce qui est des erreurs liées à la conception, le manager devrait éviter de bâcler la phase de conception et veiller à consacrer plus de temps de réflexion et faire appel à l’ensemble des collaborateurs et futurs utilisateurs pour pouvoir décider du SI adéquat, de sa structure, de son architecture et de ses fonctionnalités selon les besoins de l’entreprise, le budget alloué et le niveau de maturité technologique des utilisateurs et leur capacité d’adaptation et de transition vers un mode de travail moins bureaucratique et plus digital. Concernant les erreurs d’utilisation, le manager averti devrait éviter de concevoir un SI ultra-performant qui risque de constituer une surcharge et une entrave à la réalisation du travail par les collaborateurs provoquant ainsi leur résistance au changement. Effectivement, si le SI est surpuissant par rapport aux utilisateurs, et s’ils n’ont pas été assez sensibilisés, informés et formés à l’ensemble de ses fonctionnalités, ces derniers peuvent refuser de coopérer et d’adhérer au projet.

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