L’e-mail, un outil de communication, mais pas uniquement

Conseil : L’e-mail est l’outil de communication le plus recommandé dans les échanges intra et inter-entreprises. Quelles en sont les règles de bon usage ? 

Afafe EL Amrani El Hassani : L’un des moyens dont l’utilisation évolue de façon exponentielle que ce soit dans le monde des affaires que dans la vie courante, est l’e-correspondance. En effet, au jour d’aujourd’hui, l’e-mail est devenu un outil de communication écrite incontournable qui permet la circulation et la transmission de l’information entre les différents opérateurs économiques et prend ses titres de noblesse du fait qu’il se caractérise par sa rapidité, son efficacité et sa fiabilité. Toutefois, pour bien utiliser ce moyen de correspondance en toute sécurité, il faudrait veiller à respecter certaines bonnes pratiques, conditions et règles d’usage que nous pouvons citer à titre indicatif et non exhaustif. Il s’agit, entre autres, de mentionner la création d’une boite de messagerie professionnelle en évitant les pseudonymes, les surnoms ou les faux noms assez personnels ou ne présentant pas un caractère professionnel et sérieux. Il faut plutôt privilégier une composition simple de nom et prénom, ou nom et service ou encore nom et fonction. Il faut aussi choisir une boite de messagerie privée et éviter celles communes et en libre accès pour éviter d’atterrir dans les spam. Je recommande aussi de veiller à garder le contrôle et l’exclusivité de sa boite de messagerie tout en choisissant un mot de passe confidentiel et qui ne soit pas facilement repérable tout en évitant de le communiquer à d’autres personnes et ceci afin de prévenir l’usurpation de son identité et l’utilisation frauduleuse de l’adresse de messagerie. Enfin, il est fortement recommandé d’adopter un style de rédaction professionnel, dactylographique et éviter d’utiliser le style argotique ou littéraire.

Justement, il parait que l’e-mail peut constituer une preuve juridique en cas de litige. Qu’en pensez-vous ?

Vu sa grande profusion et la facilité d’utilisation qu’il offre, l’e-mail est devenu un moyen de correspondance si répandu aussi bien en intra qu’en inter-entreprises, qu’il soulève forcément la problématique de sa valeur juridique et de sa crédibilité en tant que preuve en cas de litige entre opérateurs économiques, d’une part, et entre les membres d’une même équipe de travail, d’autre part. Ceci dit, et du moment qu’il est devenu si courant qu’il est presque un outil de correspondance et quasi incontournable, la jurisprudence marocaine commence à le recevoir comme une preuve juridique à part entière et laisse au juge le pouvoir discrétionnaire de statuer selon le cas de figure et les preuves qui se présentent devant lui. Il reste juste à préciser qu’il est très important pour tout auteur d’e-mail de respecter les conseils et les bonnes pratiques que je viens de citer pour donner à cet outil une force juridique et une reconnaissance en cas de litige.

Si l’e-mail est tellement puissant, comment expliquer la résistance de certains managers à ce type de communication ?

Au regard de plusieurs raisons tantôt sensées tantôt relevant de la peur de l’inconnu, certains managers continuent à s’attacher aux outils traditionnels de communication et de circulation de l’information tels que le téléphone, le fax, les notes de service et bien d’autres outils. En effet, parmi les raisons logiques qui poussent les managers à hésiter à utiliser l’e-mail, nous pouvons citer la non-maîtrise et l’incapacité d’utiliser cet outil sur le plan technique et fonctionnel et le risque d’usurpation de l’identité de l’émetteur et toutes les fâcheuses et regrettables conséquences aussi bien juridiques que managériales qui peuvent s’en suivre. Nous pouvons également citer le fait qu’une grande partie aussi bien des managers que des collaborateurs restent encore mal formés et informés quant à l’utilisation d’un outil qu’ils considèrent exclusivement réservé à l’usage personnel. Pour les raisons irrationnelles qui poussent les managers à refuser l’utilisation et la reconnaissance de l’e-mail comme un outil fiable, la croyance que tout ce qui relève du virtuel reste exclusivement du ressort du virtuel et ne pourrait en aucun cas remplacer les outils classiques qui ont fait leur preuve, sont plus authentiques et laissent une traçabilité plus confirmée et plus officielle.