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Conseil : Quelles sont les conditions d’une communication à distance réussie en ces temps de crise ?
Quels sont les freins à ce genre de communication ?
Pour répondre à cette question, je tiens tout d’abord à souligner que ce n’est pas toujours évident, aussi bien pour les collaborateurs que pour les managers, de s’exprimer de façon objective, d’écouter réellement sans parti pris un point de vue différent du nôtre, de ne pas interpréter de façon trop rapide ce que nous entendons ou tout simplement d’oser dire non. Les choses risquent d’être encore plus difficiles aujourd’hui puisque la plupart de nos activités et de nos échanges se déroulent à distance. Le micro management constitue aussi un frein lié à la communication à distance. En effet, un excès de contrôle fait perdre la confiance, l’autonomie et nuit à la prise d’initiative et à la créativité et «qui dit trop de contrôle dit moins de communication». Les managers doivent ainsi abandonner ce type de management basé sur le contrôle autoritaire. Ils gagneraient ainsi à responsabiliser leurs équipes et à les encourager à prendre des initiatives.Certains managers se plaignent de l’incapacité de communiquer correctement avec leurs collaborateurs en télétravail. Comment y remédier ?
Dans ce type de situation, je pense qu’il est important d’en chercher les causes qui peuvent être diverses. Nous traversons une crise sanitaire difficile et il est très légitime de ressentir une inquiétude, un manque de visibilité ou encore une peur par rapport à l’avenir.Les managers doivent être conscients de ce volet qui peut bel et bien perturber la communication à distance. Être un bon manager, ce n’est pas juste chercher à s’inspirer des meilleures pratiques. C’est aussi prendre en compte les circonstances dans lesquelles l’entreprise opère, d’où la nécessité de rassurer les équipes, les écouter et les impliquer tout en appliquant une politique de transparence et de partage de l’information. Les managers doivent jouer un rôle de ciment de communication. Ils doivent Être pro-actif en mettant en place des espaces de discussion où chacun pourra poser ses interrogations et apporter des solutions. À mon avis, aujourd’hui plus que jamais, les managers doivent chercher à être proche de leurs collaborateurs.Dans quelle mesure l’organisation d’un rendez-vous fixe pour une réunion à distance pourrait-elle être un outil d’amélioration de ce type de communication ?
L’organisation d’un rendez-vous hebdomadaire ou quotidien est un véritable outil d’amélioration de la communication à distance. Je recommande aux managers de commencer la réunion par prendre les nouvelles des collaborateurs et de leurs proches. Cela permettra de renforcer les liens entre le manager et ses équipes. Pour que la réunion soit productive, il faut fixer les objectifs précis et partager l’ensemble des documents nécessaires en amont. Une réunion réussie repose sur un ordre de jour concis et clair en prenant le temps de détailler les différentes thématiques à traiter tout en restant sur l’essentiel et en respectant le timing prévu. Le choix des participants est aussi une condition nécessaire pour organiser une réunion efficace, veiller à ce que les collaborateurs conviés à la rencontre aient effectivement un intérêt à y être. Il faut aussi penser à résumer les résultats, faire preuve de dynamisme en synthétisant les résultats et les décisions prises de la réunion et diffuser aux participants un compte rendu de réunion concis et précis vers la fin.Par quels moyens faire adhérer tous les collaborateurs à ce mindset ?
En ces temps de crise, il est fortement recommandé d’adopter un management participatif. Ce type de management renforce l’estime de soi et le sentiment d’appartenance chez les employés et maintient leur motivation. Ainsi, une forte implication au travail permet de cultiver les ambitions et de faire régner un état d’esprit conquérant et positif, ce qui apportera bien des richesses à toute l’équipe. La reconnaissance est aussi un acteur déterminant qui permet aux salariés de se sentir valorisés et soutenus dans leurs fonctions.----------------------------------------------
Le management individualisé, un autre outil de performance
Certains employés préfèrent un type de communication individualisé. Ce type de management a fait ses preuves, notamment en ces circonstances liées à la crise sanitaire. Il permet ainsi au manager d’être plus proche de son collaborateur, de l’écouter et de comprendre ses peurs et ses doutes pour mieux l’accompagner. C’est aussi un moyen de comprendre les interrogations du collaborateur pour pouvoir y apporter les réponses nécessaires et le rassurer. Je pense qu’il ne faut pas laisser le salarié livré à lui-même pour espérer maintenir un certain niveau de motivation et d’efficacité.
Dans le télétravail, les incompréhensions existent justement parce que les employés n’ont pas l’habitude d’en faire. Il faut penser à les former et à les aider à développer de nouvelles compétences, notamment le sens de l’adaptation en toute circonstance.Propos recueillis par Nabila Bakkassà
