Mieux agir dans l’incertitude avec la méthode VUCA Prime

Conseil : Face à la pandémie du coronavirus, les managers sont appelés à prendre des décisions dans l’incertitude. Qu’est-ce que vous pouvez nous dire sur ce volet ? 

Sanae Hanine : Effectivement, face à la pandémie du coronavirus (Covid-19), les entreprises semblent naviguer aujourd’hui dans l’incertitude. Les managers sont ainsi appelés à prendre de grandes décisions pour s’adapter aux changements qui s’instaurent. Dans une telle situation, les méthodes de prise de décision trouvent toute leur importance. Celle que je recommande, entre autres, est baptisée  VUCA Prime (Vision, Compréhension, Clarté et Agilité). Or, avant d’expliquer cette méthode, il est opportun de définir l’acronyme VUCA  (Volatilité, Incertitude, Complexité et Ambiguïté). Emprunté à la sphère militaire, le terme s’est introduit dans le domaine managérial pour caractériser l’environnement turbulent, voire chaotique des entreprises. D’ailleurs, la Volatilité indique la magnitude d’un changement rapide et saccadé qui nous empêche de prévoir la prochaine étape. L’Incertitude implique le manque de prévisibilité des problèmes et des événements. La Complexité renvoie à la confusion qui nous entoure. Et in fine, l’Ambiguïté relate le manque de clarté dans la signification d’un événement, ses causes et son dénouement et nous nous trouvons ainsi dans l’incapacité de définir le «qui, quoi, où, comment et pourquoi» des problématiques qui surgissent de nulle part comme l’éclatement de la pandémie du Covid-19. Une crise qui génère des changements de paradigmes et des reconfigurations au niveau mental, attitudinal et des prises de décision. Nous ne sommes plus face à des problèmes mais face à des dilemmes, qui exigent, en outre de l’esprit d’analyse, de la patience et du sens dans chaque action. Du jour au lendemain, des personnes se sont retrouvées devant des menaces réelles de perdre leur business ou leur emploi ou de simplement changer leur façon de travailler et de vivre.

En réponse à ces nouvelles contraintes, la méthode VUCA Prime intervient comme un modèle de «compétences et de capacités» à adopter pour mieux vivre ces changements. Le concept est lié à la prise de décision stratégique, à la gestion des risques et à la résolution de problèmes situationnels. Comme je l’ai déjà souligné, ce concept renvoie à quatre grands réflexes, à savoir d’abord la Vision ou l’art de voir ce qui est invisible pour les autres en créant un avenir à travers les turbulences de la volatilité et vers un véritable objectif final. Ensuite, la Compréhension comme antidote à l’incertitude et qui consiste à se doter de la capacité de s’arrêter et d’écouter pour comprendre les interconnexions multiples, voire improbables. L’idée étant d’investir du temps pour vraiment comprendre les événements et leur attribuer un sens. Puis la Clarté, qui est destinée à endiguer la complexité, et enfin l’Agilité qui consiste à avoir la  capacité de détecter et de réagir aux changements avec des actions ciblées, rapides et flexibles. À noter que la méthode VUCA Prime a été proposée par Bob Johansen en 2007.

Plus concrètement, dans quelle mesure cette méthode permet-elle aux managers d’assurer une gestion optimale du travail, mais aussi du capital humain de l’entreprise ?

Dans le monde managérial, on dit très souvent que «si vous n’êtes pas confus, vous ne faites pas attention». En effet, les moments de grande incertitude occasionnée par la Covid-19 ont démontré qu’aujourd’hui, plus que jamais, les collaborateurs ont besoin de se tourner vers leurs dirigeants pour comprendre ce qui se passe, mais aussi pour apprendre les décisions qui doivent être prises de façon idoine et rapide. Cela dit, les dirigeants sont en train de vivre de grandes pressions. L’organisation du travail, la gestion des pertes occasionnées par la pandémie pour l’avenir de l’entreprise, le maintien des relations avec toutes les parties prenantes… les défis des managers sont de taille. Ils peuvent ainsi utiliser cette méthode qui peut constituer une boussole leur permettant d’agir dans l’incertitude. C’est aussi un moyen pour la résistance à la volatilité actuelle. Personne ne sait ce que l’avenir nous cache, ni comment les événements vont évoluer, mais une réalité est sûre, c’est que les actions que nous adoptons aujourd’hui déterminent notre futur. Il faut savoir aussi que les équipes constituent une force pour les dirigeants en cette période de crise et que les collaborateurs engagés permettent à l’entreprise de s’inscrire dans la démarche d’innovation et de créativité requise pour une bonne gestion de cette période. De ce fait, il est important de les impliquer et surtout de miser sur la transparence dans le partage des informations, la communication constante, l’empathie et l’écoute active à tous les niveaux.  La clarté peut être obtenue en rendant les choses simples sans être simplistes. La pensée critique et créative doit être très développée et encouragée. Combattre l’ambiguïté implique d’identifier certaines hypothèses, puis de les valider ou de les infirmer. Cela nécessite des processus agiles qui permettent d’expérimenter, d’échouer, d’apprendre rapidement, de construire, de tester, de mesurer, de réapprendre et d’améliorer.

Quels moyens se donner pour gérer tous ces changements et mieux agir dans l’incertitude ?

Le secret réside dans le mot magique «adaptation». Charles Darwin l’avait bien dit : «les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le mieux aux changements». Les entreprises doivent aujourd’hui modifier leurs modèles d’affaires et leurs compétences pour devenir des «entreprises adaptatives». Il est important aujourd’hui de favoriser une culture organisationnelle basée sur l’implication de tous, de libérer la créativité pour envisager différents futurs, certains avec des scénarios contradictoires. Les mots d’ordre sont la flexibilité, la volonté d’essayer de nouvelles choses, la réflexion hors des sentiers battus et la saisie rapide de nouvelles opportunités. La méthode VUCA Prime implique pour les leaders d’être honnêtes, transparents et justes, et surtout de ne pas tomber dans le panneau de la facilité : licenciements, baisse des salaires, mettre en danger ses collaborateurs, etc.