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Organisation du temps

Télétravail, Ramadan et confinement : Quelle est l’équation du succès ?

Nabila Bakkass Nabila Bakkass ,

Chaque collaborateur doit fournir des efforts pour structurer sa journée en tenant compte de ses contraintes et de ses limites. Ph. Shutterstock

Chaque collaborateur doit fournir des efforts pour structurer sa journée en tenant compte de ses contraintes et de ses limites. Ph. Shutterstock

La plupart des collaborateurs sont en télétravail depuis le début de la pandémie du Covid-19 au Maroc. Si certains ont déjà pris le rythme, d’autres trouvent toujours des difficultés, surtout avec l’arrivée du mois du Ramadan qui engendre, par défaut, une baisse d’énergie, de rendement et de motivation. Quelle est l’équation gagnante à adopter ? Sanae Hanine, PhD, experte en communication, coach et formatrice en développement personnel, propose quelques astuces.

Conseil : Télétravail et confinement, qu’est-ce qui change avec l’arrivée du mois du Ramadan ? 
Sanae Hanine :
Le mois sacré du Ramadan intervient cette année dans des circonstances particulières. En effet, pour endiguer la propagation de la pandémie du coronavirus (Covid-19), les entreprises ont envisagé des stratégies de «confinement professionnel» pour protéger leurs collaborateurs en optant pour le télétravail sans y être vraiment préparées. Ce nouveau mode d’organisation risque de renforcer un sentiment de solitude occasionné par «le confinement social» pendant ce mois du Ramadan connu pour ses élans philanthropiques avec des rituels bien ancrés. Cette situation peut être difficile à vivre et à supporter pour les personnes qui ont besoin de beaucoup d’interactions sociales afin de garder leur énergie. Les employés peuvent ainsi se sentir coupés des relations, des ressources, mais aussi des informations dont ils ont besoin pour bien accomplir leurs missions au quotidien. Toutefois, il est important de ne pas tomber dans la généralisation des faits, car ces contraintes ne concernent pas tout le monde. D’ailleurs, les personnes qui n’ont pas besoin de beaucoup d’interactions sociales s’habitueront plus facilement à ce mode de fonctionnement et seront même plus productives. J’imagine qu’elles ont effectué la transition avec peu de difficultés et qu’elles ont déjà pris leur rythme. Autre changement et non des moindres : la structuration du temps et de l’énergie. C’est bel et bien connu, le mois sacré du Ramadan s’accompagne de différents changements, notamment une modification des habitudes alimentaires et une réduction de la durée du sommeil. Des changements auxquels il faudra s’adapter tout en restant chez soi et en gardant son énergie et sa motivation : télétravail oblige. C’est une équation qui n’est pas du tout facile à résoudre, mais elle n’est pas impossible non plus. Sur ce volet, je pense que les managers en particulier ont un très grand rôle à jouer dans la mesure où durant cette conjoncture, les collaborateurs ont d’abord besoin d’être rassurés pour accomplir leurs tâches et assurer leur créativité. Rappelons, sur ce volet, que la crise sanitaire engendre des craintes économiques avec des ruptures qui s’installent. Le rôle des managers serait ainsi de fournir un grand effort de communication afin de conserver la confiance et booster la motivation. À mon avis, les managers sont le dynamo de la situation puisqu’il leur incombe le rôle d’accompagner les équipes pour mener à bien les projets stratégiques de l’entreprise. 

Quels moyens se donner pour rester productif en télétravail durant ce mois sacré ? 
Des études ont prouvé que les employés sont susceptibles d’être plus productifs en mode télétravail, car ce type d’organisation permet une réduction du stress et un meilleur équilibre vie personnelle/vie professionnelle. Le télétravail permet aussi de réaliser le bien-être personnel par l’économie du temps et de l’argent. Néanmoins, et pour répondre à votre question, je tiens à préciser que la flexibilité et l’identification des points de repère restent les maîtres mots pour rester créatif durant cette période du Ramadan qui engendre, par défaut, une baisse d’énergie. Certes, tout est question d’organisation. D’une part, chaque collaborateur doit fournir des efforts pour structurer sa journée en tenant compte de ses contraintes et de ses limites et identifier les plages horaires durant lesquelles il est actif et celles où il l’est moins, d’autre part. Par ailleurs, je pense que cette question d’organisation est aussi la responsabilité des managers qui doivent penser à structurer la journée du travail de leurs employés tout en leur permettant une certaine flexibilité pour leur permettre de donner le meilleur d’eux même. À cet effet, ils peuvent demander à chaque membre de l’équipe de décrire les conditions dans lesquelles il fonctionne le mieux, ses préoccupations concernant leur flux de travail et sa réponse émotionnelle à la situation. Pour obtenir les meilleures performances, les managers devront transmettre des directives claires concernant leurs attentes en définissant clairement les tâches à faire et avec quelle norme de qualité et dans quel délai. Il ne faut pas oublier également que les situations du travail à distance les plus réussies sont celles dans lesquelles les travailleurs maintiennent un bon relationnel malgré la virtualité. Autre point important pour rester productif est celui d’investir dans des outils technologiques performants et sécurisés et une position de travail ergonomique et confortable avec des pauses à intervalles réguliers pour le bien-être physique. 

Sur le plan individuel, quelle gestion de temps mettre en place pour mieux travailler à distance ? 
Pour bénéficier des avantages du travail à domicile, le mode d’organisation à adopter doit être basé sur la planification de la journée tout en fixant les horaires du travail pendant la journée et celles imparties aux obligations familiales et au repos. Donc en concertation avec son entreprise, il est recommandé de planifier sa journée pour mieux la rentabiliser. Il s’agit d’esquisser le programme d’une journée type pendant la semaine et de garder une journée pour la déconnexion et la régénération. La journée type détermine l’heure du commencement du travail ainsi que celle de sa fin. Le programme à établir doit également prévoir les horaires arrêtés pour contacter son entreprise et celles imparties pour répondre aux e-mails professionnels. Le programme doit clairement notifier les moments des indisponibilités. Je suggère dans ce contexte la mise en place d’un guide par les entreprises pour organiser le travail à distance et pour établir une cadence de communication : fixation des dates de réunions, leur durée, l’enregistrement de fin de journée lors duquel chaque membre de l’équipe partage une liste de choses qu’il a accomplies ce jour-là. Ce guide constituera la feuille de route aussi bien pour les gestionnaires que les employés. Il permettra ainsi de cadrer et de clarifier les droits et les obligations de chacune des deux parties. 

Propos recueillis par Nabila Bakkass

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