L’entretien annuel d’évaluation, c’est aussi l’occasion de rassurer les collaborateurs !

Conseil : L’entretien annuel d’évaluation constitue une démarche importante en matière de management RH. Comment ce processus a-t-il été adapté aux changements liés à la crise sanitaire ?

Imane Hadouche : L’entretien annuel d’évaluation constitue une rencontre préparée à l’avance, entre le collaborateur et son responsable hiérarchique direct. C’est une occasion pour évaluer les réalisations de l’année écoulée, négocier les objectifs de l’année qui suit et se projeter dans l’avenir. Il ne s’agit pas d’une simple discussion ou d’un échange spontané puisqu’un entretien annuel peut être très conséquent pour l’évolution du collaborateur et l’avancement sur les projets de l’entreprise. Cela dit, ce type d’entretien n’est jamais improvisé. Il s’agit d’une évaluation et non d’un jugement. D’ailleurs, même en cas de bilan négatif, il ne s’agit pas de faire des reproches, mais plutôt d’analyser les raisons et les causes des retards ou des échecs pour trouver des solutions et des axes d’amélioration. C’est pourquoi le support fondamental reste concret et basé sur les faits. Le collaborateur peut aussi en profiter pour discuter son avancement ou sa rémunération, tant que la discussion n’est pas axée uniquement sur cela. Ce n’est pas un monologue et la participation active des deux parties dans les échanges est primordiale. Il est important de noter qu’au cas où les règles qui cadrent l’entretien annuel n’auraient pas été respectées, le collaborateur a la possibilité de faire appel au N+2 et les deux parties seront reçues suite à cette demande. Il faut noter que cette année spéciale marquée par la crise sanitaire de la Covid-19 rend l’entretien annuel à la fois plus utile et plus compliqué. Le télétravail ayant rompu le contact ponctuel et les échanges spontanés entre les responsables et leurs équipes, qui permettaient de préparer les collaborateurs à leurs entretiens de manière rassurante, cela complique la tâche aux responsables. Mais c’est doublement utile, pour les mêmes raisons. Ce serait l’occasion de rassurer les équipes par rapport à leur évolution de carrière, de leur exprimer des signes de reconnaissance pour leur efficacité et les aider à se projeter dans le futur, au moins pour une année à venir.

Justement, quelle est l’utilité de ce face-à-face dans le contexte actuel ?

L’entretien annuel est l’occasion d’avoir un dialogue profond et cadré selon des points d’appréciation prédéfinis entre un collaborateur et son responsable hiérarchique direct. Cela dure entre une et deux heures et permet à l’un et à l’autre de mieux se connaître. Pour le responsable, c’est l’occasion de mieux cerner les ambitions et les attentes de son collaborateur, de prendre le temps d’apprécier son efficacité et d’exprimer une reconnaissance de son professionnalisme. Mais aussi de l’accompagner et l’orienter dans son évolution, selon ses compétences, son potentiel, ses aspirations et les possibilités disponibles pour son évolution de carrière. Pour le collaborateur, c’est l’occasion de se percevoir autrement dans le regard de l’autre et donc de mieux se connaître, d’exprimer ses ambitions, ou ses propositions d’objectifs, de solutions ou de projets, mais aussi d’apprécier la reconnaissance de ses réalisations et de ses compétences. Ce qui rend les choses un peu plus compliquées cette année, c’est la crise et la gestion des déplacements qui peuvent affecter la réalisation d’objectifs tracés au début de l’année 2020. Mais cela rend l’entretien plus efficient, puisque les collaborateurs sont plus en attente d’être rassurés et reconnus dans leur efficacité face à l’adversité.

Concrètement, comment se déroule un entretien annuel d’évaluation, éventuellement lors du télétravail ?

Une fois la date négociée et arrêtée, un support est remis au collaborateur une quinzaine de jours avant la date prévue pour l’entretien, et ce afin qu’il puisse se préparer pour son entretien. Le support de l’entretien varie, mais contient obligatoirement :

• Un bilan de l’année écoulée, une sorte de tableau de bord, permettant de baser l’échange sur des faits.

• Une appréciation concernant l’atteinte des objectifs.

• Une appréciation concernant les objectifs par rapport aux moyens alloués, et compétences acquises ou requises.

• Des objectifs pour l’année à venir, les attentes concernant les résultats, les moyens à allouer, et les compétences requises.

• Les possibilités de formation, potentiel, compétences à développer, avec des axes d’amélioration concrets.

• Les possibilités d’évolution professionnelle.

Le collaborateur est invité à s’exprimer ouvertement et sincèrement, puisqu’il ne s’agit en aucun cas d’un monologue. En synthèse, le responsable apprécie selon une grille prédéfinie, par exemple : insuffisant, en progrès, satisfaisant, très bon. Cette année est une année spéciale, il est tout à fait possible de tout préparer et réaliser en ligne en envoyant éventuellement les documents pour signature via la poste. Précisons qu’il est inutile de s’inquiéter quant à l’impact indéniable de la crise sanitaire et des restrictions endurées sur les résultats de l’entretien en termes d’appréciations, puisque par défaut, on se base pour le bilan sur les faits marquants de l’année, événements majeurs, nouveautés et changements. Et ce serait l’occasion d’analyser ce qui a été efficace et ce qui l’a été moins, pour réajuster et entamer la nouvelle année avec efficacité.