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Conseil : Le changement d’horaires et la baisse de productivité pendant le Ramadan peuvent affecter la gestion du temps, que pouvez-vous nous dire à ce sujet ?
Comment gérer au mieux son temps pendant le Ramadan ?
Rappelons que «gérer son temps» c’est se gérer soi-même. Il est donc nécessaire de commencer par réorganiser notre environnement et notre mode de vie, et pour cela il est recommandé de :• Prioriser : c’est ce qui permet de bien gérer l’investissement de notre capital «temps» et prendre des décisions efficientes. Dans ce sens, on pourrait identifier plusieurs dimensions de temps. Tout d’abord, la dimension de distraction qui renvoie à des d’actions non urgentes et non importantes. Ensuite, la dimension de l’illusion liée à toutes les actions urgentes mais pas importantes. Parallèlement, il y a la dimension de la demande, c’est-à-dire toute action urgente et importante. Enfin, la dimension de l’efficacité personnelle qui nous fait réellement évoluer puisqu’elle nous incite à mener des actions pas urgentes, mais très importantes.• Planifier : avoir un planning quotidien et hebdomadaire qu’on pourrait retransmettre sur un tableau de bord, une fois les tâches accomplies, reportées, en cours, en attente de retour ou déléguées.• Se focaliser : rester concentré sur nos tâches, objectifs et projets. L’idée est d’investir notre attention dans une action à la fois. Le risque du multitasking, en espérant tout faire à la fois, est de se disperser et commencer plusieurs actions sans n’en finir aucune. Cela peut mener à la frustration et ensuite à la baisse de productivité.• Adopter l’action immédiate comme concept : tout traiter à la seconde, et cela ne veut pas forcément dire «accomplir» dans l’immédiat. Traiter, veut aussi dire dater, planifier, programmer ou déléguer.• Donner du sens : les tâches quotidiennes peuvent affecter notre motivation, d’où l’importance de tenir un tableau de bord où chaque tâche est liée à un objectif ou à un projet global. Cela permet aussi de filtrer les tâches inutiles et de détecter les personnes qui usent notre temps et notre énergie sans retour sur investissement. Le tableau de bord contient une colonne actions/objectifs, actions/contacts, et permet des prises de conscience une fois consulté en aval.• Se connaître : cela semble poétique ou philosophique, mais quand on ne se connaît pas, il est difficile de cerner nos priorités, nos forces et nos faiblesses. Quand on ne sait pas qui on est, il est difficile de tracer des objectifs et s’y tenir.Quelles sont les astuces qui peuvent aider à mieux optimiser son temps ?
Il y a plusieurs outils pratiques pour gérer son temps, et pour garder le cap à travers les moments un peu plus contraignants, éventuellement pendant le Ramadan, mais il est recommandé d’en faire une habitude :• Réorganiser le quotidien. Il s’agit de couper par ci et par là, des minutes supplémentaires, en se réveillant par exemple 20 minutes plus tôt, réduire les heures passées sur les réseaux et écrans, réduire les pauses… Il s’agit de quelques minutes au quotidien, épargnées sur plusieurs activités, mais au final, ça fait une différence.• Tenir un tableau de bord réservé aux activités quotidiennes et hebdomadaires. Il s’agit d’inscrire les tâches à exécuter, leur avancement, les résultats, les contacts effectués, les retours, les décisions… Cela permet de gérer par ordre de priorité et de constater d’un seul coup d’œil l’avancement des projets, mais aussi d’avoir un historique des contacts effectués et des retours reçus.• Bloquer ou désinstaller temporairement ou définitivement toutes les applications et notifications qui peuvent facilement devenir une source de distraction et accentuer la tendance à la procrastination.• Borner les délais, même quand il n’y a pas de délais imposés. Inscrire une date de début et de fin pour chaque tâche, cela permet de la finir plus rapidement.• Simplifier, que ce soit notre espace de travail physique ou les tâches à accomplir. Se perdre dans les détails ou s’encombrer avec trop d’objets et de dossiers sur le bureau cela peut nous faire perdre beaucoup de temps et d’énergie.• Éviter les voleurs de temps, que ce soit des personnes ou des activités, qui nous prennent du temps sans aucune valeur ajoutée.• Apprendre à dire «Non», cela semble futile, mais concrètement, le simple fait d’apprendre à refuser d’investir notre temps et notre énergie dans des tâches inutiles ou avec des personnes qui ne nous apportent rien, c’est le début de l’efficacité en gestion du temps.--------------------------------
La vigilance est de mise en télétravail !
Pour les personnes qui travaillent à distance, la dimension distraction (des d’actions non urgentes et non importantes) est beaucoup plus importante, puisque le lieu de travail est aussi le lieu de vie. La dimension demande (action urgente et importante) aussi peut laisser déborder les demandes de notre environnement personnel et privé sur notre horaire professionnel. Il est recommandé de redoubler de vigilance, surtout concernant les distractions et les voleurs de temps.
Propos recueillis par Nabila Bakkass
