Un webinaire, ça se prépare... avec soin !

Conseil : Crise sanitaire oblige, les webinaires sont de plus en plus utilisés par les entreprises. Quels en sont les avantages ?
Malgorzata Saadani : À vrai dire, les webinaires ne sont pas une nouveauté créée en 2020. C’est juste leur popularité qui a marqué une nette accélération, en tant que l’une des conséquences pratiques de la crise Covid. Auparavant, les entreprises les utilisaient dans le cadre du e-learning ou du blended learning qui en était la forme hybride. Actuellement, en réponse à l’encouragement (ou la contrainte) des contacts à distance, aussi bien les entreprises que les instituts de formation et les organisateurs d’événements optent le plus souvent pour les webinaires qui présentent de multiples avantages. Tout d’abord, ils offrent la possibilité de réaliser la rencontre, faute de pouvoir se réunir normalement. Puis ils éliminent les frais et le temps des déplacements des intervenants et des participants, le coût des locaux et du service-café, tout en allégeant le reste de la logistique en parallèle.

Une bonne préparation demeure la clé pour réussir un webinaire. Pourriez-vous nous en dire plus ?
La préparation est un point-clé pour chaque activité ou initiative, et tout particulièrement lorsqu’il s’agit d’une prestation à distance. Bien sûr, les imprévus existent, mais ils doivent être une petite marge anecdotique et non pas une suite de couacs qui gêne la concentration et empêche l’atteinte de l’objectif visé. Je dirais même que la préparation d’un webinaire doit être encore plus rigoureuse et plus vigilante que lors d’un séminaire habituel, pour minimiser la possibilité d’incident.

De façon générale, quelles conditions réunir pour assurer le succès de ce type de procédés ?
Comme je viens de le dire, c’est comme pour un séminaire présentiel : il faut analyser les besoins du public et construire le contenu avec une structure claire et logique pour faciliter le suivi, d’autant plus que la participation en ligne demande de l’auditoire plus de concentration. Bien sûr, il faut soigner le support PowerPoint (PPT) en respectant minutieusement les règles de base comme la forme simple et légère des diapositives et aussi leur nombre adéquat. Pour être sûr de bien gérer le temps et le déroulement d’un webinaire, je recommande d’en faire une répétition générale qui a aussi l’avantage de vérifier l’aspect technique : PPT, audio et vidéo. Pour différentes raisons, le webinaire pourra faire l’objet d’un enregistrement. Avant de le commencer, il faut toujours s’assurer que les participants donnent leur accord explicite puisqu’ils y seront vus et entendus.

Quelles en sont les limites ?
Je pense que le plus grand défi c’est de capter et garder l’attention exclusive du public, ce qui n’est pas facile en mode normal et encore moins à distance. Aussi, il faut être conscient que l’animation et la modération doivent respecter certaines règles, et qu’elles exigent beaucoup de rigueur et de courtoisie chez tout le monde. Il y a évidemment la contrainte technique, premièrement chez l’organisateur et l’intervenant, mais aussi chez les participants. On ne peut pas espérer une participation nombreuse et active à un webinaire de la part du public qui n’est pas équipé ou qui ne dispose pas des conditions correctes pour y participer en toute quiétude.

À votre avis, les participants aux webinaires sont-ils aussi attentifs et minutieux que lors d’une conférence en présentiel ?
Malheureusement, on constate de nombreux écarts. Si les participants sont motivés et si l’intervenant anime bien, l’attention est au rendez-vous, à condition que la durée soit raisonnable (parce qu’on se fatigue plus vite devant l’écran qu’en face à face). Mais beaucoup de gens prennent les webinaires à la légère : ils coupent le micro, la vidéo et s’éloignent du poste, ou ils évitent de se montrer par crainte de dévoiler leur environnement ou leur laisser-aller personnel. Je pense que les webinaires sont une excellente occasion pour se faire connaître et offrent la possibilité des rencontres qui seraient parfois impossibles à réaliser en réel. Si vous souhaitez construire votre image publique en tant que professionnel sérieux – montrez-vous et faites-le sous un aspect pro : soigné, sans être pompeux ou rigide pour autant : cette élégance naturelle, esthétique et soignée qui, d’après mon analyse, va être une tendance durable dans la nouvelle normalité hybride.

Quel avenir pour les webinaires dans la période post-Covid ?
Tout en espérant le retour progressif vers les rencontres personnelles, je pense qu’au moins une partie des événements restera en ligne d’une manière permanente, ne serait-ce que pour des raisons pratiques. Le présentiel sera réservé aux situations où il apporte une forte valeur ajoutée. Ainsi, les organisateurs devront tenir compte des deux options, et présenter l’offre au choix : présentielle, en ligne ou hybride. Il est donc tout à fait justifié d’investir du côté technique et logistique pour que cela réussisse, en minimisant la marge d’improvisations : le local professionnel insonorisé et aménagé pour les enregistrements et le «siège» de l’intervenant, l’accès à une plateforme de communication professionnelle, le matériel et la connexion fiable. À mon avis l’avenir sera certainement hybride et maîtriser l’organisation et la conduite des webinaires sera une compétence incontournable.